źródło: Flickr.comźródło: Flickr.com

Savoir-vivr’e to zwrot pochodzący z języka francuskiego, który oznacza znajomość obyczajów oraz umiejętność postępowania w sytuacjach towarzyskich. Savoir-être dotyczy odpowiedniego sposobu bycia, a savoir-faire wiedzy praktycznej. Biznesowy bon ton obowiązuje zarówno podczas formalnych spotkań biznesowych, jak i nieformalnych sytuacji towarzyskich. Znajomość dobrych manier ułatwia kontakty z przedstawicielami różnych narodowości. Etykieta dotyczy nie tylko kwestii uprzejmości, kolejności przedstawiania się i powitania, ale również stroju, języka i postępowania. W biznesie – jak i w życiu – kluczowy jest wizerunek oraz pierwsze wrażenie, które może zależeć od sposobu zachowania przy pierwszym kontakcie. Oto 12 rad o tym, jak poruszać się w biznesowym świecie, przestrzegać zasad bon tonu i uniknąć faux pas:

Punktualność

Zgodnie ze starym przysłowiem „punktualność jest grzecznością królów”, dla reszty zaś jest obowiązkiem. Świadczy to o szacunku dla cudzego czasu. Warto przybyć na miejsce 5-10 minut przed planowanym rozpoczęciem spotkania, aby zaaklimatyzować się w otoczeniu – szczególnie, gdy jest dla nas nowe. Jeśli przyjście przed czasem jest niemożliwe, starajmy się przyjść na czas. Niestety, w świecie biznesu zdarzają się różne niespodziewane sytuacje, które mogą rzutować na powstanie opóźnienia. Oczywiście lekkie spóźnienie jest dopuszczalne, ale pod warunkiem, że nawet to 5-minutowe jest poprzedzone telefonem. Bez tego spóźnienie odebrane zostanie jako oznaka ignorancji i lekceważenia.

Słuchanie drugiej strony

Zgodnie z definicją, dialog jest ustną lub pisemną wymianą zdań, myśli lub poglądów, dokonującą się pomiędzy osobami, mającą na celu poznanie prawdy lub przekazanie jej drugiemu człowiekowi, stworzenie międzyosobowej więzi lub przestrzeni dla wspólnego działania. Niestety, z doświadczenia wiem, że są osoby, które na spotkaniach biznesowych hołdują raczej monologom niż dialogom. Nie tylko jest to niegrzeczne, ale również blokuje możliwość poznania drugiej osoby, co jest ważne zarówno w sprzedaży, negocjacjach, jak i w konstruktywnym dążeniu do wspólnych rozwiązań.

Uprzejmość

Uprzejmość jest kluczową cechą w środowisku biznesowym ze względu na to, że pozwala drugiej osobie odprężyć się i rozpocząć swobodną rozmowę. Dzięki temu możemy dowiedzieć się o niej wiele więcej, niż gdyby zachowywała postawę obronną. Warto pamiętać, że bycie uprzejmym to nie tylko miły uśmiech, ale również umiejętność powstrzymania się od niepotrzebnej krytyki. Edward Pietkiewicz, polski pisarz i dyplomata, znawca savoir vivre’u podkreśla, że bon ton to również „umiejętność opanowania niechęci i uprzedzeń, nieujawnianie złego humoru oraz takie cechy jak dyskrecja, umiejętność słuchania, punktualność, słowność, skromność i uprzejmość”.

Upominki, drobiazgi, prezenty

Jeżeli chcemy podziękować lub odwdzięczyć się za przysługę, warto zaprosić kogoś na obiad lub kolację biznesową – jednak bez uprzednich obietnic, aby zachować jak największą neutralność. Warto również sprezentować komuś upominek związany z jego pasją. Dopasowany prezent będzie świadczył o dobrych intencjach i czasie poświęconym na znalezienie go. Taki upominek buduje atmosferę życzliwości i pozwala stworzyć długotrwałe relacje.

Zdystansowane poczucie humoru

Etykieta biznesowa zabrania komentowania oraz żartowania z lokalnych zwyczajów kulturowych oraz spraw religijnych czy politycznych. Jest to niezwykle istotne ze względu na to, że nawet niewinna uwaga może zostać odebrana przez otoczenie jako zniewaga, co niepotrzebnie wpłynie negatywnie na nasz wizerunek i relacje z rozmówcami.

Telefon

Tego nie trzeba tłumaczyć – na spotkaniach telefon musi być wyciszony. W wyjątkowych sytuacjach, gdy np. czekamy na ważne połączenie, warto wcześniej uprzedzić pozostałych i przeprosić za ewentualne przerwanie spotkania.

Złe powitanie

Podręczniki savoir vivre’u poświęcają temu tematowi całe rozdziały. Bardzo ważne jest, aby przy przywitaniu zachować odpowiedni dystans dwóch kroków. Jeżeli sytuacja na to pozwala, szef, wchodząc do biura, powinien nie tylko powiedzieć „dzień dobry”, ale również wyciągnąć rękę do wszystkich gości, których będzie za chwilę prosił do gabinetu. Ponadto przed wizytą biznesową za granicą warto zapoznać się z tamtejszymi zwyczajami, aby unikać niekomfortowych sytuacji. Przykładowo, Brytyjczyk podaję rękę na powitanie tylko przy pierwszym spotkaniu oraz przy pożegnaniu (ale tylko wtedy, gdy ponowne spotkanie odbędzie się po dłuższym czasie). Zupełnie inna sytuacja ma miejsce podczas spotkań biznesowych z Japończykami, którzy są z natury powściągliwi oraz unikają bezpośredniego kontaktu. Powitanie polega na wykonaniu ukłonu, a zakres ruchu zależny jest od sytuacji społecznej. Podczas takiego przywitania należy unikać kontaktu wzrokowego.

Stosowny wygląd

Wygląd determinuje wizerunek oraz to, w jaki sposób jesteśmy odbierani przez otoczenie. Bardzo ważna jest umiejętność dopasowania stroju do okazji (a nie do pogody), osoby, z którą się spotykamy oraz do pory dnia, w której spotkanie ma miejsce. Styl ubioru może być również zależny od tego, jakie wrażenie chcemy wywrzeć na pozostałych osobach.

Przekazywanie wizytówki

Przekazywanie wizytówki jest swego rodzaju rytuałem. Niestety, często spotykam się z osobami, które nie przywiązują do tego wagi. Wizytówka powinna być estetyczna oraz przechowywana w odpowiednim wizytowniku. Nigdy nie należy prosić o nią osoby na wyższym stanowisku, szczególnie wtedy, gdy nie wręczyło się swojej. Wizytówka powinna zostać przekazana osobiście. Ogromnym nietaktem jest przechowywanie jej w kieszeni czy niedbałe rzucenie na stół.

Ignorancja

Dużym błędem jest pozostawienie wiadomości mailowej lub prośby o kontakt bez odpowiedzi dłużej niż przez 24 godziny. Świadome lub nieświadome ignorowanie korespondencji może być odebrane negatywnie przez otoczenie. Gdy brakuje czasu na wystosowanie odpowiedzi, sugeruję wysłać krótkiego maila z informacją, kiedy będziemy mogli to zrobić lub zlecić to zadanie np. asystentce.

Wszystko kryje się w uścisku dłoni

Gest wykonywany na powitanie może wiele powiedzieć o drugiej osobie. Sposób jego wykonania świadczy o pewności siebie oraz życzliwości. Najgorzej widziane są zarówno tzw. uścisk „śniętej ryby”, kiedy ręka jest zupełnie bezwładna, jak i miażdżący uścisk. Niedopuszczalne jest również schowanie czyjejś ręki w swoich dłoniach.

Ton głosu

Siła głosu jest bardzo ważna. Przede wszystkim trzeba unikać mówienia za głośno. Jest to oznaką złych manier i braku wyczucia. Zgodnie z technikami NLP (NeuroLinguistic Programming) ton, głośność, barwę głosu oraz mowę ciała należy dopasować do rozmówcy.

Alain KajAlain Kaj
Autor tekstu od ponad 26 lat prowadzi firmy w Polsce. Krąży między Polską a Francją, godząc życie prywatne i biznesowe. Jest dyrektorem prężnie rozwijających się spółek Inventage Polska oraz Pegasus Solutions.