źródło: Flickr.comźródło: Flickr.com

Z dniem 1 stycznia 2014 roku wystawianie faktur uległo całkowitej zmianie. Wszystko za sprawą tego, że zostały wprowadzone liczne modyfikacje do ogólnej ustawy VAT, która w dużej mierze dotyczy fakturowania. Do chwili wejścia zmian w życie najważniejszym dokumentem, który determinował zapłatę oraz moment powstania obowiązku podatkowego, była faktura. Od początku tego roku przedsiębiorcy mają relatywnie więcej czasu na jej wystawienie. Inną istotną kwestią związaną z tymi modyfikacjami jest to, iż ważniejsze od faktur, np. w kwestii powstania obowiązku podatkowego, stają się zapisy w umowie, mówiące o terminie odebrania zleconych prac. Czy to oznacza, że faktura straciła na ważności?

Co się zmieniło?

W myśl ustawy, która weszła w życie z początkiem stycznia 2014 roku, jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinno być potwierdzone fakturą, to należy ją wystawić nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one zrealizowane. Zasadniczo oznacza to, że przedsiębiorcy na udokumentowanie transakcji mają 30 dni przed wykonaniem zlecenia i 15 dni po jego zakończeniu. Nowe regulacje znacząco zmieniają wartość faktury. Dotychczas jej wystawienie determinowało należność podatkową. Od stycznia moment powstania obowiązku podatkowego warunkuje faktyczna czynność rozumiana jako odebranie dzieła, dostarczenie towaru lub też realizacja zlecenia. Kluczowe stają się również zapisy w umowach, które uściślają datę wykonania czynności, dostarczenia usługi lub zaraportowania działań. To od nich teraz zależny jest moment, w którym przedsiębiorcy będą musieli zapłacić podatek VAT.

W związku z tymi zmianami rola faktury została sprowadzona jedynie do funkcji dokumentującej transakcję oraz uprawniającej do odliczenia podatku VAT zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, która wskazuje, że do odliczenia podatku konieczne jest spełnienie dwóch warunków:

  • w okresie rozliczeniowym powstał obowiązek podatkowy (podatnik otrzymał towar lub na jego rzecz świadczona została usługa),
  • podatek jest odliczany nie wcześniej niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę (lub dokument celny).

Natomiast na wartości zyskała faktyczna czynność oraz wszelkiego rodzaju zapisy w umowach, regulujące np. odbiory usług.

Zmiany i co dalej?

Dokonane regulacje przyczyniły się do usystematyzowania i uporządkowania kwestii współpracy w obrębie państw Unii Europejskiej, w których wystawianie faktur na chwilę obecną wygląda tak samo. Ponadto zostały zlikwidowane faktury pro forma oraz zaliczkowe. Zmniejszyło to również znaczenie samego dokumentu, który od 1 stycznia 2014 roku nie determinuje już momentu powstania obowiązku podatkowego. Niemniej jednak warto pamiętać, że nabywca nie może odliczyć VAT, dopóki nie otrzyma faktury. Po wprowadzonych zmianach ważne stają się także zapisy w umowach pomiędzy nabywcą a kontrahentem oraz wszelkiego rodzaju dokumenty, które potwierdzają odbiór wykonanych prac.

Zatem od stycznia przedsiębiorcy teoretycznie mają 45 dni na wystawienie faktur, a sama należność podatkowa uwarunkowana jest poprzez czynność, a nie dokument. Tym samym można stwierdzić, iż faktura nie ma już takiej rangi, jak przed wprowadzeniem modyfikacji. W chwili obecnej istotne z perspektywy powstawania obowiązku podatkowego stały się też umowy, które go determinują. Dlatego też szczególnie na te kwestie w tym momencie powinni zwracać uwagę przedsiębiorcy.

Autorka tekstu jest specjalistą w Ecokonsultant Sp. z o.o.