źródło: Pixabay
Może się zdziwisz, ale mam też w związku z tym dla Ciebie aż TRZY dobre wiadomości. Chcesz? Po pierwsze nie jesteś sam. Nie dla wszystkich będzie to pewnie pocieszające, ale pod tym względem takich osób jak Ty, borykających się z problemem natłoku zadań, jest znacznie więcej niż Ci się wydaje. Wyzwania, o których napisałam powyżej, są na porządku dziennym BARDZO wielu nie tylko przedsiębiorców, menadżerów i nawet liderów MLM ale także „zwykłych ludzi”.
Po drugie możesz COŚ z tym zrobić! A wręcz – jeśli czujesz, że ten natłok zadań, który masz, powoduje u Ciebie roztargnienie, stres, brak wyników, to – MASZ OBOWIĄZEK wobec siebie coś z tym zrobić. Dokładnie tak, jak ja zrobiłam to już kilkanaście lat temu, kiedy będąc jeszcze w liceum i rozwijając wówczas własny biznes, nauczyłam się jak zarządzać mnogością priorytetów i jakie metody do tego wykorzystywać.
Po trzecie skoro tu jesteś i czytasz słowa, które do Ciebie napisałam, to znaczy, że WŁAŚNIE TERAZ jest czas i miejsce na to abyś podjął działania w kierunku zmian i zapanowania nad swoim chaosem. Czas przywrócenia balansu i odzyskania harmonii w życiu zawodowym i prywatnym. Może pomyślisz, że to szumne obietnice, ale to już Twoja sprawa czy sprawdzisz tę metodę czy też nie. To co, lecimy?
Być może niejednokrotnie przekonałeś się, że czasem im prostsza metoda jaką zastosujesz, tym lepsze efekty, a sukces mocniejszy. Książek o zarządzaniu sobą w czasie przeczytałam w życiu całe mnóstwo i był moment, że kiedy patrzyłam wstecz to miałam wrażenie, że z każdą kolejną coraz gorzej radziłam sobie z organizacją. I o ile w teoretycznym przygotowaniu planu byłam mistrzynią, tak w praktyce bywało, że następował coraz większy zamęt, bo nadmiar metod i wiedzy wbrew pozorom wcale nie musi pomagać.
Z czasem poukładałam to wszystko w całość, w spójny system, który stosuję i którym dzielę się podczas konsultacji indywidualnych z przedsiębiorcami, w mediach społecznościowych, na szkoleniach i kursach online. A tymczasem poznaj jedną z metod tego systemu teraz.
Mnie osobiście pomagała ona zorganizować się już na samym początku mojej drogi przedsiębiorcy, a z czasem ewoluowała do postaci, z której nawet nieświadomie korzystają wszyscy użytkownicy Kalendarza Biznesowego Skuteczniejsi. Nie potrzebujesz jednak tego kalendarza, aby ją zastosować. Wystarczy notes, długopis i do dzieła!
Co zyskasz natychmiast po zrobieniu poniższych kroków? Porządek w realizowanych projektach, ustalone priorytety dla Twoich zadań, większe skupienie na pracy, większą łatwość w wyborze zadań, które masz zrealizować w pierwszej kolejności, pozbędziesz się zadań, które tylko wydaje Ci się, że musisz zrealizować, odkryjesz i wykorzystasz luki czasowe i oczywiście poprawisz swoją efektywność oraz produktywność, a co za tym idzie skuteczność osobistą i biznesową. Na pewno nie możesz się już doczekać, aby poznać te sekretne sztuczki. Oto one czyli jak zwalczyć natłok obowiązków i wydostać się spod sterty projektów i odnieść sukces w siedmiu krokach:
1. Wypisz 4-6 swoich celów na najbliższe trzy miesiące. Mogą to być projekty, które masz do zrealizowania w pracy, cele osobiste, związane z relacjami, etc. Jednym słowem wszystko, co jest dla Ciebie ważne i przychodzi Ci do głowy. Ważne jednak, aby nie było ich więcej niż 6. Jeśli wypiszesz 10 nie oznacza to, że tego nie zrobisz, ale wybierz 4-6 najważniejszych.
Nadmierna ilość celów czy projektów nie sprzyja ani produktywności, ani efektywności, ani tym bardziej skuteczności w działaniu. Wręcz przeciwnie: kiedy nasza uwaga jest rozproszona na więcej zadań, trudniej jest nam o koncentrację i prawdziwą skuteczność. Nasz umysł przeskakuje myślami od tematu do tematu, a to prowadzi do częstego rozkojarzenia i spadku produktywności.
2. Wypisz na osobnej kartce wszystkie czynności, które czujesz, że masz zrobić, ale zalegają w Twojej głowie. Mogą być związane zarówno z Twoimi celami z punktu 1 (i powinny). Mogą to też być wszystkie inne zadania, które uważasz, że powinieneś zrobić, jak pranie, sprzątanie etc. Zapisz ile czasu orientacyjnie należałoby na każde z nich przeznaczyć.
Wyrzucanie „z głowy” na papier takich rzeczy jest bardzo pomocne w nabraniu dystansu do tego co jest do zrobienia i pozwala również nabrać więcej spokoju. Kiedy cały czas w głowie przewijamy taśmę z listą zadań, czujemy się zestresowani i zamiast poświęcać czas na produktywne wykorzystanie zasobów intelektualnych, generowanie pomysłów i rozwiązań, nasz system „zamula” jak Windows, który ma pootwieranych za dużo okienek.
Chyba wiesz jak to wygląda i do czego może doprowadzić Twój system? Bądź mądrzejszy. Uniknij twardego resetu i sam odśwież swój system!
3. Weź kartkę A4 lub większą i podziel ją na 4 części (dokładnie tak, jak na zdjęciu poniżej). To, co właśnie stworzysz to tzw. Matryca Eisenhowera. Jedno z najlepszych i najprostszych narzędzi do ustalania priorytetów i podejmowania decyzji czy coś robić, delegować, czy nie robić wcale.
4. Wpisz zadania, które wymieniłeś na liście w punkcie 2 do powstałej matrycy. Każde zadanie, które masz rozpatruj pod kątem przydatności w realizacji Twoich celów (tych z punktu 1).
Ćwiartka I: ważne i pilne
To tzw. „pożary” czyli sprawy, które są ważne z punktu widzenia Twoich celów i powinny być zrobione „na wczoraj”. To za nie powinieneś się brać w pierwszej kolejności.
Ćwiartka II: ważne i niepilne
Można rzec, że to ćwiartka spokoju, bo tutaj wpisujesz zadania ważne dla realizacji Twoich celów, ale na których wykonanie masz jeszcze czas. W tej ćwiartce żyją osoby dobrze zorganizowane, które realizują swoje cele krok po kroku. To jest obszar, w którym znajdziesz się m.in. pracując z Kalendarzem Biznesowym Skuteczniejsi czy też po ukończeniu mojego kursu Jak Planować Aby Realizować.
Ćwiartka III: nieważne i pilne
To zadania, które nie mają znaczenia w odniesieniu do Twoich celów, ale są pilne do wykonania np. pranie albo pies, którego trzeba wyprowadzić na spacer. Zadania z tej grupy można dość łatwo delegować innym, bo nie wymagają Twojego osobistego zaangażowania (chyba, że jesteś jedynym właścicielem psa lub prania, choć i tutaj są rozwiązania, bo możesz zatrudnić kogoś do tych czynności).
Ćwiartka IV: nieważne i niepilne
To wszystkie tzw. „pożeracze czasu” czyli telewizja, internet, portale społecznościowe, ciągłe odświeżanie poczty itp itd. Mogą to też być rozrywki, które od czasu do czasu są nam potrzebne, więc nie zawsze trzeba je całkowicie eliminować. Na pewno masz świadomość, że jeśli za dużo czasu spędzisz w tej ćwiartce to będziesz zobowiązany nieustannie gasić pożary w Twoich projektach. Być może nawet takie postępowanie doprowadziło Cię do miejsca, w którym jesteś dzisiaj. Dlatego nie muszę Ci chyba mówić jak nadmiar przebywania w tej ćwiartce zwiększa poziom stresu i niepotrzebnych emocji.
5. Grafiki: miesięczny, tygodniowy, dzienny
Te trzy rodzaje grafików są nam absolutnie niezbędne, aby cały system zafunkcjonował prawidłowo. Osobiście polecam jeszcze pracę na perspektywie kwartalnej, półrocznej i rocznej, ale skupmy się na razie na tym, co na bieżąco potrzebujesz odgruzować. A zatem!
Weź swoją matrycę i kalendarz – w tym wypadku znacznie lepiej sprawdza się papierowy niż kalendarze elektroniczne, m.in. ze względu na brak możliwości ciągłego przenoszenia zadań na inny termin. Chyba, że chcesz mieć pokreślony kalendarz – a przecież wiemy, że to nieładnie wygląda… Drugi powód, dla którego kalendarz papierowy będzie lepszy, to bardziej realne planowanie – mając ograniczoną ilość miejsca w kalendarzu nie wpiszesz do niego nadmiernej ilości zadań na dany dzień. Elektroniczne planery niestety Cię przed tym nie powstrzymają. Może wydaje Ci się to banalnym powodem, ale jeśli nie masz czasu, masz natłok zadań w swoim biznesie MLM i chcesz innych, lepszych wyników, to… jaki jest sens upierać się dalej przy swoim? Daj sobie szansę sprawdzenia i popracuj w proponowany przeze mnie sposób przez jakiś czas, a sam zweryfikujesz swoje efekty. Najwyżej udowodnisz mi, że nie mam racji.
W kalendarzu umieść wszystkie zadania z matrycy, w kolejności od najważniejszych do najmniej ważnych. Czyli najpierw pozbądź się pożarów, w międzyczasie zaplanuj choć godzinę lub dwie dziennie na pracę w ćwiartce II, czyli z zadaniami ważnymi dla realizacji celów długoterminowych, ale nie wymagającymi pilnego działania. Polecam Ci umieszczać te zadania w godzinach porannych, ze względu na świeżość umysłu, którą będziesz mieć i jego lepszą zdolność do realizacji trudnych zadań, a także ze względu na to, że pozwoli Ci to poczuć od samego rana, że pracujesz nad sprawami ważnymi i niepilnymi, czyli bez pośpiechu realizujesz swoją misję.
To, co może wydawać Ci się dziwne na początku, ale jest również bardzo dobrą i potwierdzoną moją kilkunastoletnią pracą z liderami metodą, to planowanie takich prozaicznych czynności jak posiłki, toaleta poranna i wieczorna, przerwy w trakcie dnia. Gdybyś miał je zakwalifikować do którejś z ćwiartek matrycy, pewnie wrzuciłbyś je do nieważnych i niepilnych zadań, ale jak możesz się przekonać w kontekście długoterminowym: jedzenie, toaleta i sen są nam bardzo potrzebne. Skuteczny lider to zdrowy lider (i czysty).
Dopiero, kiedy wszystkie czynności z kategorii ważnych zostaną umieszczone w kalendarzu, zacznij umieszczać pozostałe. Lub po prostu zastanów się, komu możesz to delegować? Albo czego w ogóle nie robić i usunąć z listy? Bardzo dobrym rozwiązaniem w rozplanowywaniu zadań z matrycy jest stosowanie grafików dziennych z rozpiską co 15 minut. Wówczas na każde 15 minut możesz zaplanować jedną czynność. Oczywiście będziesz miał prawdopodobnie takie zadania jak spotkania, które zabiorą Ci więcej czasu, ale warto wykorzystywać jak najkrótsze okresy – sam się zdziwisz, ile jesteś w stanie zrobić dzięki tej metodzie w ciągu dnia!
Jeśli chcesz jeszcze bardziej podnieść swoją wydajność, zrób sobie taką rozpiskę z blokami 10 minutowymi. W ciągu 17 godzin będziesz mieć 100 bloków czasowych do zagospodarowania! Wyobrażasz sobie jaką zyskasz produktywność?!
6. Planuj maksymalnie 80 % czasu
Tak twierdzą poradniki, bo nigdy nie wiesz jakie sytuacje nieprzewidziane mogą Cię zastać. Ja posunę się nawet dalej: planuj 65 % czasu i pomyśl o takich niespodziewanych sytuacjach, uwzględnij pewne marginesy dla niektórych działań (np. dojazd w jakieś miejsce i potencjalny korek, zaplanuj z góry więcej czasu na tę czynność). Oczywiście wszystkiego nie przewidzisz, ale możesz się na to odpowiednio przygotować i wdrożyć w swój network marketing (i np. zabrać ze sobą książkę do przeczytania, albo listę telefonów do wykonania).
7. Przestrzegaj grafików dziennych, codziennie wieczorem poświeć czas na zaplanowanie dokładnie kolejnego dnia. Trzymaj DYSCYPLINĘ!!!
Dyscyplina to właściwie kwintesencja całości. Bo choćby nie wiem jak doskonałe było przygotowanie, to jeśli nie wdrażamy naszego planu w życie, cała wcześniej wykonana praca idzie na marne. DYSCYPLINA – to ona odróżnia zwycięzców od przegranych. Pamiętaj o tym! Życzę skuteczności i wysokich wibracji.
Autorka tekstu jest przedsiębiorcą, pomysłodawczynią, autorką i wydawcą książki Kalendarz Biznesowy „Projekt Twoje Życie”. Pasjonatka myślenia koncepcyjnego, wyznaczania celów, planowania, tworzenia strategii i wdrażania usprawnień. Z pasji Właścicielka Instytutu Kreowania Osobowości. Organizatorka licznych klubów rozwoju (m.in. Klubu Rozwoju Przedsiębiorcy prowadzonego online). Twórczyni kompleksowego systemu rozwoju i zwiększania osobistej efektywności Bridge Success System™. Od 2015 roku zawodowo związana z rynkiem nieruchomości komercyjnych, zajmuje się zarządzaniem powierzchniami biurowymi na terenie Katowic i Warszawy.