źródło: Pixabay
Jednak nawet podczas pracy w słoneczny dzień nad jeziorem musimy pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu naszych firmowych danych. Szczególnie dlatego, że to od samych użytkowników w dużej mierze zależy ich bezpieczeństwo i sukces biznesu – aż 89% przypadków naruszenia bezpieczeństwa informacji to właśnie wina człowieka – wynika z raportu Związku Firm Ochrony Danych Osobowych. Jakie są najczęstsze błędy w pracy zdalnej i hybrydowej pod względem ochrony danych?
Pobranie programów lub dokumentów z sieci – to narażanie naszego biznesu na zaimportowanie złośliwego oprogramowania, które może zainfekować nam sieć i w skrajnych przypadkach doprowadzić do kradzieży wrażliwych danych np. w postaci dokumentacji firmowej.
– Warto wiedzieć, że jeżeli pobrane pliki pochodzą z nielegalnego źródła, naraża to nasze przedsięwzięcie MLM na problemy prawne. Z tego powodu musimy pamiętać, żeby zachować szczególną ostrożność podczas pozyskiwania plików z internetu. Nie zapominajmy o ograniczeniu ilości przechowywanych prywatnych danych na komputerze służbowym – dla swojego dobra oraz z uwagi na bezpieczny rozwój przedsiębiorstwa – wskazuje Arkadiusz Sadkowski, specjalista ds. bezpieczeństwa IT w ODO 24.
Brak aktualnych programów zabezpieczających? Dbałość o najbardziej aktualne wersje oprogramowania na sprzęcie firmowym powinno być w interesie każdego menadżera. Pracując stacjonarnie z biura rzadko musieliśmy martwić się o takie sprawy. Jednak po przejściu w pełni na pracę zdalną wiele osób zlekceważyło regularne aktualizowanie oprogramowania na swoim komputerze (oprogramowanie antywirusowe, programy oraz system operacyjny). Wbrew pozorom to bardzo ważny temat w kwestii bezpieczeństwa danych przechowywanych na firmowym sprzęcie. Najnowszy software w odpowiedni sposób pomaga chronić przed zagrożeniami występującymi w sieci oraz zapewnia odpowiednią higienę gromadzenia materiałów.
Bardzo ważna jest również sprawa związana z korzystaniem z publicznych sieci Wi-Fi oraz zabezpieczeniem sieci własnej. Weekendowy citybreak czy wypad nad Bałtyk przedłużony o zdalny poniedziałek w pracy? To bardzo kusząca wizja wykorzystania możliwości budowania biznesu network marketing np. z hotelu lub kawiarni. W tym wypadku także trzeba być uważnym i stosować dodatkowe środki ostrożności podczas korzystania z internetu – odradza się korzystanie z publicznych sieci Wi-Fi. Takie połączenia internetowe często nie są szyfrowane, a jeżeli istnieje w nich owe zabezpieczenie, to prawie każdy użytkownik może uzyskać wymagane hasło. Dostęp do niego pozwoli potencjalnemu hakerowi na wgląd do naszych aktywności – wszystkich plików, które wysyłamy przez tę sieć, także z wpisywanymi przez nas hasłami dostępu do np. firmowej poczty.
Na okoliczność pracy spoza miejsca z bezpiecznym, zaszyfrowanym połączeniem, dobrym rozwiązaniem jest wykorzystanie własnej sieci np. w formie hotspotu GSM, czyli udostępnienia internetu z telefonu komórkowego. Takie działanie sprawi, że nasze dane będą odpowiednio szyfrowane i nikt nie będzie w stanie ich odczytać nawet w przypadku pracy z kawiarni czy hotelowego pokoju.
– Nie zapominajmy również o odpowiednim zabezpieczeniu internetu domowego. Zadbajmy o zmianę domyślnego hasła do domowego routera oraz potwierdzenie, że odpowiada ono zasadom bezpieczeństwa ustanowionym w całej naszej organizacji MLM – radzi ekspert Arkadiusz Sadkowski.
No i oczywiście dostęp osób postronnych. Z punktu widzenia przepisów RODO nikt niezwiązany z naszą firmą nie powinien móc „zajrzeć” w ekran służbowego komputera i przez przypadek zapoznać się z zawartymi tam służbowymi informacjami – nawet w domu, nie mówiąc już o miejscach publicznych. W tym przypadku, kiedy odchodzimy od urządzenia, niezbędna jest znajomość funkcji blokowania ekranu, którą możemy uruchomić za pomocą skrótu klawiszowego Win+L. Drugą możliwością jest wylogowanie się z naszego profilu na komputerze za każdym razem, kiedy odchodzimy od komputera. Pamiętajmy tylko, aby profil był także zabezpieczony silnym hasłem.
Aż za 89% przypadków naruszenia bezpieczeństwa danych odpowiedzialny jest czynnik ludzki – wynika z raportu Związku Firm Ochrony Danych Osobowych. Z tego powodu tak ważne jest budowanie świadomości i regularne przeprowadzanie szkoleń z zakresu odpowiedniej ochrony danych wśród menadżerów.
Wyniki badania firmy ODO 24 potwierdzają, że według respondentów dowodem takiej dbałości jest konieczność odbycia przez każdego szkolenia z zakresu RODO (42,8%). Takie działania wydatnie zmniejszają możliwość popełnienia prostych błędów, poprzez które cenne i poufne dane firmowe mogą ujrzeć światło dzienne.
– Poświęcenie kilku godzin na kompleksowe szkolenie z zakresu ochrony danych przed sezonem wakacyjnym zapewne dobrze przygotuje każdego współpracownika do odpowiedniej ochrony danych oraz bezpiecznego korzystania z możliwości pracy zdalnej, wpłynie na rozwój dalszych karier – także w hotelu nad morzem, jak i z zacisza swoich czterech ścian – podsumowuje Arkadiusz Sadkowski.
