źródło: Pixabay
Imprezy biznesowe przybierają inny wymiar. Jednak, żeby takie wydarzenie przyniosło realne efekty, nie może być przypadkowe. Musi odpowiadać na potrzeby firmy, ale też ludzi, którzy ją tworzą.
Od celu do koncepcji: kluczowe pytanie na start
Na samym początku warto zadać sobie pytanie: co chcemy osiągnąć przez organizację tego wydarzenia? Czasem chodzi o integrację po intensywnym kwartale. Innym razem o budowanie relacji między współpracownikami. Zdarza się też, że wydarzenie jest elementem większej zmiany – wprowadzenia nowej strategii, rebrandingu albo restrukturyzacji. Cele mogą być różne, ale sedno pozostaje to samo: uczestnicy muszą czuć, że to wydarzenie ma sens.
Dobrze dopasowana forma wydarzenia
W planowaniu eventów szczególną rolę odgrywa dopasowanie formy do charakteru zespołu. Inaczej projektuje się wydarzenie dla grupy sprzedażowej, inaczej dla działu IT, a jeszcze inaczej dla pracowników operacyjnych czy zespołów mieszanych. Różnią się dynamiką, stylem komunikacji, poziomem otwartości i oczekiwaniami. Doświadczone zespoły eventowe potrafią zaprojektować program, który wyjdzie poza banał. Jak podkreśla Joanna Hoc-Kopiej, ekspertka w organizacji eventów dla firm w Dworze Korona Karkonoszy:
– Dziś już nie wystarczy zaproponować ognisko i nocleg. Wydarzenie firmowe musi być odpowiedzią na realną potrzebę – czasem to relaks, czasem konkretna zmiana, której zespół potrzebuje, by lepiej funkcjonować. Klienci coraz częściej oczekują czegoś więcej niż tego, że „ma być miło” – chcą konkretnych wartości.
Integracja przez działanie, a nie tylko atrakcje
Wśród najbardziej efektywnych formatów wyróżniają się te, które łączą integrację z działaniem. Wspólne warsztaty, działania CSR-owe, aktywności terenowe czy zadania kreatywne mają ogromny potencjał. Nie chodzi wyłącznie o zabawę, ale o to, by podczas tych działań uczestnicy doświadczali współpracy, decyzyjności, a czasem nawet zarządzania konfliktem. Właśnie te doświadczenia najczęściej przenoszą się potem na lepszą komunikację w biznesie.
Ciekawym trendem są także wydarzenia rozwojowe z elementem pracy strategicznej. Połączenie nieformalnej atmosfery z warsztatem na temat np. usprawnienia procesów czy nowych wyzwań w branży może dać lepsze efekty niż niejeden dzień spędzony w sali konferencyjnej. Takie połączenia wymagają jednak precyzyjnego przygotowania – zarówno pod kątem prowadzącego, jak i formuły, która pozwoli na swobodę, a jednocześnie uporządkowane wyciąganie wniosków.
Nie można też pominąć aspektu emocji. Event firmowy – niezależnie od formatu – powinien zostawić po sobie coś więcej niż tylko wspomnienie dobrej zabawy. Może to być poczucie przynależności, odkrycie wspólnych wartości, wdzięczność za wspólnie spędzony czas lub po prostu nowa energia, z którą wraca się do pracy. Tylko wydarzenia projektowane z takim zamysłem mają szansę naprawdę wpłynąć na zaangażowanie i morale zespołu.
Rola organizatora i partnerów zewnętrznych
Organizacja udanego eventu w dużej mierze zależy od logistyki. Wybór odpowiedniego miejsca, harmonogramu, cateringu czy atrakcji to elementy, które muszą działać jak dobrze naoliwiony mechanizm. Jedna wpadka – techniczna, komunikacyjna czy organizacyjna – może zniweczyć wysiłek włożony w cały projekt. Dlatego tak ważne jest doświadczenie i współpraca z profesjonalistami.
Joanna Hoc-Kopiej z Dworu Korona Karkonoszy, w którym od lat specjalizuje się w kompleksowej organizacji firmowych wydarzeń, podkreśla: – Klienci często mówią nam „nie chcemy organizować, tylko przyjechać i poczuć, że ktoś o nas pomyślał”. To dokładnie to, na czym się skupiamy. Tworzymy wydarzenia, które nie są przypadkowe. Nawet pozornie proste scenariusze mają u nas głęboko przemyślaną strukturę. Bo integracja bez celu to tylko impreza. A celem jest zawsze człowiek.
Nie ma jednej recepty – i bardzo dobrze
Na koniec warto zaznaczyć, że nie ma jednego „idealnego” formatu imprezy firmowej. Dobry event firmowy to ten, który odpowiada na aktualny moment życia organizacji i ludzi, którzy ją tworzą. Dlatego warto rozmawiać z zespołem, konsultować potrzeby i mieć odwagę szukać nowych rozwiązań. Rynek oferuje dziś ogrom możliwości – od wyjazdów tematycznych, przez mikroeventy w biurze, po wieloetapowe programy rozwojowo-integracyjne.
Skuteczny event to nie tylko „dobra atmosfera”. To narzędzie, które – dobrze wykorzystane – może realnie wpłynąć na zaangażowanie, lojalność i efektywność zespołu. A w czasach, gdy relacje są walutą zaufania, warto w nie inwestować świadomie.