Zorganizuj się i lepiej zarządzaj czasem… w 10 krokach

źródło: www.sxc.hu

Dla każdego, kto chce się w jakiś sposób „zorganizować”, bo czuje, że nie udaje mu się panować do końca nad chaosem życia. Dla przypomnienia, pierwsza część publikacji ukazała się w tym miejscu a druga tutaj. A teraz zapraszamy na lekturę części trzeciej:

„Wiele osób traci możliwość bycia produktywnymi, gdyż nie są wyposażeni w sposób umożliwiający im skorzystanie z różnych drobnych chwil i okienek czasowych otwierających się, kiedy się przemieszczają z miejsca na miejsce lub gdy znajdują się w otoczeniach poza ich normalnym miejscem pracy. Połączenie dobrego stylu pracy z właściwymi narzędziami i dobrym systemem tak i w domu jak i w pracy daje możliwość wykonania dobrej roboty.” (David Allen)

Tak jak twierdzi David Allen, efektywność i załatwianie spraw polega na nauczeniu się dobrych nawyków i utrzymywaniu motywacji… oraz posiadaniu odpowiedniego zestawu narzędzi wspierających produktywność.

Pamiętasz Krok 1 naszego kursu? Nie myśl o więcej niż jednej rzeczy na raz – oczyść umysł i zapisuj pomysły na później. Aby coś zanotować możesz użyć czegokolwiek. Zwykły papier i pióro wystarczą, kiedy nie jesteś przed komputerem. Mały kawałek papieru i ołówek też mogą okazać się idealnymi przyrządami.

Nie lubię mieć przy sobie zbyt wielu urządzeń, a przez większość czasu muszę być dostępny za pomocą telefonu komórkowego. Obecnie większość telefonów komórkowych ma dział „notatek” umożliwiający zapisywanie rzeczy/spraw lub po prostu dyktafony.

Komórki mogą być niezwykle użyteczne przy notowaniu pomysłów do późniejszego przetwarzania ich przed komputerem – możesz przeglądać swoje notatki i przenosić je do zadań w swoim zaufanym systemie.

Często będąc w metrze, w podróży, w ruchu, zamiast słuchać muzyki, wolę słuchać książek lub podcastów. Dzięki temu absorbuję niesamowitą ilość bardzo praktycznej wiedzy w momencie, kiedy jestem teoretycznie mało produktywny. Ostatnio w ogóle zarzuciłem czytanie książek na rzecz słuchania. Dzięki temu „czytam” co najmniej jedną książkę tygodniowo podczas, gdy wcześniej nie mogłem na to znaleźć czasu.

Nie ma wymówek do bycia produktywnym w ruchu. Komputer nie jest jedynym narzędziem do produktywnej pracy, jaki masz. Za pomocą pióra i papieru czy telefonu komórkowego możesz być zorganizowany i wydajny gdziekolwiek.

„Jeśli najbliższe zadanie zabierze ponad dwie minuty, zapytaj się siebie, czy jestem odpowiednią osobą do tego? Jeśli nie, przekaż je tej osobie. Możesz także zdecydować – to powinno pójść do naszej obsługi klienta czy mój szef powinien na to spojrzeć lub muszę zapytać o to mojego współpracownika.” (David Allen)

Czy ty też uważasz, że:

1. Możesz zrobić wszystko lepiej od innych?

2. Wszystko można zrobić w 5 minut?

3. Stratą czasu jest wyjaśnianie innym jak coś należy zrobić, jeśli można to zrobić samemu?

Kiedyś taki właśnie byłem. Uważałem, że mogę wszytko wykonać sam. Ale już nie. Uczę się przekazywać zadania i ten długi proces zaczyna przynosić wyniki.

Nawet jeśli używasz GTD jak profesjonalista, pięknie układasz wszystkie projekty i Twoje listy najbliższych zadań są piękne i gotowe do akcji, a konteksty ładnie ustawione do pomocy Tobie – do tego masz czarny pas z produktywności… w dalszym ciągu dzień ma tylko 24 godziny.

Jeśli masz zadanie, to zanim je wykonasz – zastanów się czy nie przekazać go komuś, a samemu skoncentrować się na tym co naprawdę powinieneś robić.

Istnieją dwa podstawowe sposoby informowania innych, że masz dla nich zadanie: Forma PISEMNA – email, list, notatka, memo, etc. oraz Forma USTNA – rozmowa telefoniczna, czat czy kontakt bezpośredni. Obie formy mają swoje zalety – forma ustna jest najbardziej bezpośrednia i zwraca na siebie uwagę, ale Twój telefon czy czat może przeszkodzić osobie, która właśnie ma Ci pomóc i może ona nie słuchać tak uważnie, jak Ci się wydaje. Istotne detale mogą wtedy umknąć uwadze.

Forma pisemna nie ma tej bezpośredniości, ale można opisać dokładnie to, co się chce od drugiej osoby (opisać i zawrzeć wszystkie swoje myśli), a ona natomiast może wybrać dogodny dla siebie moment, aby się zabrać za tę sprawę – nie przeszkadzasz wtedy w jej toku pracy.

Kiedy potrzebowałem, aby mój projektant graficzny zaprojektował coś dla mnie – bach – wysysałem mu email, a on już wiedział co zrobić. Ktoś dzwoni do mnie i chce żebym coś zrobił dla niego? Proszę go o wysłanie tego emailem i obiecuję zajęcie się sprawą, gdy tylko będę mógł. Z tak dużą ilości emaili jaką otrzymuję dziennie jest ciężko być na bieżąco i czasami ważne sprawy czy terminy umykają lub zostają zapomniane. Dlatego oprócz emaila należy zawsze dbać o to, aby informacje (zadania, materiały) znajdowały się też zawsze w naszym zaufanym systemie.

Niewątpliwą zaletą dzielenia się projektami i delegowania zadań jest współdziałanie. Kiedy pracujesz z innymi osobami, każdy wkłada w to swoją wiedzę i doświadczenie. Dzięki temu wszyscy mogą osiągnąć o wiele więcej, niż gdyby każdy działał osobno.

Nie zawsze jesteś osobą odpowiednią do wykonania danej czynności. Czasami musisz współdzielić rzeczy i przekazywać zadania innym. Współpraca to wspaniała rzecz i razem ze swoim zespołem możecie osiągnąć o wiele więcej. Zróbcie to razem!

„Aby móc zaufać samemu sobie i intuicyjnie podejmować decyzje, którymi działaniami się w danym momencie zająć, musisz stale analizować wszystko na coraz wyższych poziomach. Z mojego doświadczenia (z tysiącami ludzi), coś co ma szczególne znaczenie w osiąganiu sukcesu to: Cotygodniowe Przeglądy.” (David Allen)

Nie mógłbym się bardziej zgodzić z Davidem Allenem, gdyż znam to z własnego doświadczenia – jeśli nie zrobię Cotygodniowego Przeglądu swoich wszystkich projektów i tematów w czasie weekendu, to mój tydzień zaczyna się źle i jestem zakopany pomiędzy sprawami, które rozpocząłem w poprzednim tygodniu… nie bardzo wiedząc dokąd zmierzam i jak mam z tego wybrnąć.

Ponieważ najczęściej pracuję za pomocą laptopa, więc mogę pracować z dowolnego miejsca na świecie. Kocham weekendy i staram się spędzać je „doładowując swoje życiowe baterie”, czyli spędzając czas z żoną, dzieckiem i przyjaciółmi, często też próbując uciec na krótkie wypady weekendowe, itp. Jednak zazwyczaj w niedzielę wieczorem staram się znaleźć czas na to, aby zastanowić się nad tym, gdzie jestem i dokąd zmierzam.

I właśnie w niedzielę najczęściej znajduję czas na mój cotygodniowy przegląd – jeśli pracujesz z biura, możesz wybrać do tego celu piątek wieczór lub poniedziałek rano… to zależy tylko od Ciebie.

Tak, mój cotygodniowy przegląd zabiera trochę więcej niż godzinę, ale nie więcej niż dwie… wszystko zależy od tego, jaki tydzień mam za sobą, ale zazwyczaj tyle to trwa. Ważne jest, aby się przy tym nie śpieszyć, nie rozpraszać i robić to w normalnym tempie. Należy to zrobić dobrze.

Mój system produktywności składa się z trzech rzeczy – plików na moim komputerze, moich emaili i mojego systemu do zarządzania Nozbe. Powinienem tu chyba dodać również czwarty element – kalendarz. Po prostu przeglądam:

W trakcie tygodnia zachowuję wszystkie pliki, nad którymi pracuję lub te, które otrzymuję w jednym folderze – „inbox” i każdego tygodnia przeglądam go oraz czyszczę – przesuwam pliki do odpowiedniejszych folderów i sprawdzam czy niczego nie zapomniałem. Na końcu tego procesu folder ten powinien być pusty.

To jest bardzo ważne – widzę, gdzie nie dałem odpowiedzi, czego nie zrobiłem i mogę w końcu odpowiedzieć na te zaległe wiadomości lub po prostu stworzyć nowe zadanie, jeśli jest taka potrzeba.

Sprawdzam co jest pilnego i czego nie zdążyłem wykonać, a w szczególności muszę zadecydować czy coś, co było „najbliższym działaniem” powinno nim pozostać czy nie.

Tak, przeglądam absolutnie wszystkie moje projekty, każdy z osobna, aby sprawdzić jak sprawy się mają i dokąd zmierza projekt. Czasami przekładam zadania, dodaję nowe, usuwam zbyteczne rzeczy i wybieram nowe, najbliższe zadania.

Ponieważ większość moich zadań wymaga wykonania ich w określonym momencie są one w moim zaufanym systemie, a tylko najpilniejsze trafiają do kalendarza, muszę je ze sobą „zsynchronizować” – oznacza to, że muszę upewnić się, iż nic nie zostanie zapomniane.

Planowanie często ma miejsce w fazie przeglądania, ale po zakończeniu jest czas, aby przemyśleć wszystko jeszcze raz i upewnić się czy moja energia będzie skoncentrowana na ważnych rzeczach w przyszłym tygodniu. Planuję i przekładam moje najbliższe działania tak, aby wszystko czego potrzebuję w tym tygodniu było przed moimi oczyma.

Po moim cotygodniowym przeglądzie staram się nagrodzić siebie robiąc coś relaksującego np. obejrzeć film, czy po prostu wyjść na spacer z żoną i oderwać się na trochę tak, aby móc zacząć nowy tydzień z czystym i skoncentrowanym umysłem.

Przeglądaj swój system produktywności bardzo regularnie. Cotygodniowy przegląd to wspaniały sposób na zamknięcie tygodnia i rozpoczęcie nowego z czystym i skupionym umysłem. Regularne przeglądy odświeżają Twój system i dają Ci poczucie kontroli oraz dużą dawkę spokoju wewnętrznego.