Firmowe świętowanie czas zacząć

źródło: Niezłe Ziółko

Jak sprawić, by załoga była usatysfakcjonowana a organizator nie ugrzązł w natłoku przygotowań? W zależności od kultury organizacyjnej, wielkości i możliwości budżetowych firmy, wspólne świętowanie może przybierać różne formy, jednak priorytetem podczas organizowania takiego spotkania powinno być stworzenie możliwie przyjaznej i naturalnej atmosfery, dzięki której współpracownicy poczują się docenieni. To ostatni dzwonek, by coś zaplanować – okres świątecznych imprez firmowych rozpoczyna się już na początku grudnia!

Team building czy motywowanie?

Wiele organizacji postrzega grudniowe spotkania jako niezbędny element polityki motywacyjnej lub integracyjnej. Ten cel znacznie łatwiej osiągnąć jednak poprzez narzędzia takie jak premie, dodatki i nagrody. Tymczasem firmowe przyjęcie wigilijne powinno być okazją do spotkania w przyjemnej atmosferze i zacieśniania lub poszerzenia wzajemnych kontaktów. Celem jest więc to, by załoga miło spędziła czas i ciepło wspominała takie wydarzenie.

Jak pokazują badania Show Service Events Marketing tylko 1% pracowników nie jest zainteresowanych udziałem w świątecznych spotkaniach firmowych. Dlatego planując przyjęcie warto przede wszystkim wsłuchać się w głosy ludzi, tak by osiągnąć balans między tym, co może zaoferować firma, a tym czego oczekuje załoga. Bywa to niełatwe.

Dlatego, by uniknąć nieporozumień, lepiej nie wprowadzać elementów np. o charakterze religijnym czy kulturowym. W przypadku większych firm, wyczucia wymaga także ustalenie, kogo z pracowników zaprosić na spotkanie. Tego typu wybory mogą prowadzić do niezamierzonej dyskryminacji i uzyskania efektu odwrotnego do zamierzonego.

W firmie czy poza nią?

Miejsce firmowej wigilii determinuje jej charakter. Jeżeli ma to być krótkie, formalne spotkanie, podczas którego prezes lub dyrektor złoży współpracownikom życzenia i wręczy drobne upominki, nie ma przeszkód, by odbyła się ona w siedzibie firmy – zwłaszcza, gdy dysponuje ona odpowiednimi warunkami lokalowymi. Aby nadać spotkaniu nieco bardziej uroczystego charakteru, warto zadbać o to, by zaproszone osoby mogły podczas spotkania napić się kawy lub herbaty albo zjeść niewielki lunch.

– Dla organizatorów świątecznych imprez firmowych często kłopotem jest zapewnienie i zaplanowanie poczęstunku dla gości. Dawniej pracownicy często we własnym zakresie dzielili się obowiązkami i przynosili wcześniej umówione potrawy. Jednak dziś, mając na uwadze fakt, że takie spotkanie to chwila oddechu i przyjemności dla zespołu, znacznie lepszym i wygodniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalnych firm cateringowych lub restauracji. Specjaliści zaproponują odpowiednie menu, dowiozą potrawy do firmy i zadbają o ich odpowiednie podanie – mówi Andrzej Przewoźniak, manager restauracji Niezłe Ziółko we Wrocławiu. – Koszt takiej usługi wcale nie musi być wysoki, można dostosować go do możliwości finansowych firmy oraz charakteru spotkania, pokazując pracownikom, że tego dnia to oni są w centrum zainteresowania. Cena pełnego menu obiadowego składającego się z 2-3 rodzajów przystawek, zup, dań głównych i deserów może zamknąć się w kwocie 50 zł od osoby – dodaje ekspert.

Jak mówią specjaliści od savoir vivre, organizując spotkanie w firmie – niezależnie od tego czy ma ono bardziej formalny charakter i odbywa się w czasie pracy, czy też planowane jest na godziny popołudniowe lub wieczorne, należy pamiętać, że powinno odbywać się bez udziału alkoholu. Jeżeli zamiarem jest zorganizowanie imprezy w nieco bardziej swobodnej atmosferze, najlepiej przenieść ją na neutralny grunt – do restauracji, baru lub sali bankietowej.

„Rodzinnie”, ale nie za wszelką cenę

Dbając o przyjazną atmosferę nie można popadać w przesadę. W organizacji, w której na co dzień panują raczej formalne relacje, próby sztucznego stworzenia wrażenia, że załoga jest „jedną wielką rodziną” mogą być niezręczne. Nie oznacza to jednak, że oficjalne spotkanie musi być sztywne i nieprzyjemne. Przede wszystkim powinno być ono spójne z kulturą organizacyjną firmy i dostosowane do panującej w niej warunków.

W przypadku zespołów, w których relacje są bardziej swobodne i przyjacielskie, największą popularnością cieszą się przeważnie wspólne wyjścia do restauracji a nawet pubów. W polskiej tradycji jednak wygląda to nieco inaczej niż w krajach Europy Zachodniej. Na przykład dla brytyjskich pracodawców christmas parties są często imprezami podwyższonego ryzyka, podczas których nierzadko dochodzi do szaleńczych ekscesów nietrzeźwych pracowników, którzy zabawę kończą dopiero następnego dnia.

– Bywają wyjątki, jednak z naszych licznych doświadczeń wynika, że świąteczne spotkania w Polsce obchodzone są spokojniej i nieco bardziej powściągliwie, uroczyście. Zazwyczaj też kończą się wcześniej niż w krajach zachodnich lub śródziemnomorskich, co nie oznacza, że były nieudane – mówi Andrzej Przewoźniak. – Największym powodzeniem cieszą się kameralne obiady lub kolacje organizowane dla grona kilkunastu osób. Doświadczenie pokazuje, że takie spotkania to ulubiona forma uczestników. Jeśli zespół jest zgrany i ludzie rzeczywiście się lubią, nie potrzebują fajerwerków i wymyślnych atrakcji. Wystarczy im dobre jedzenie, dyskretna obsługa i własne towarzystwo – dodaje Przewoźniak.

Oczywiście powszechne są też większe spotkania, w których uczestniczy kilkudziesięciu/kilkuset współpracowników. Te trwają zazwyczaj najdłużej i niekiedy przeradzają się w imprezę o swobodniejszym charakterze.

– Choć nie zdarza się to często, organizacje, który dysponują naprawdę dużym budżetem, często traktują świąteczne spotkania nie tylko jak okazję do wynagrodzenia i wyróżnienia pracowników. Huczne bankiety pełnią też cele wizerunkowe, dlatego wymagają obsługi na najwyższym poziomie – od zaplanowania wydarzenia, przez ustalenie wyjątkowego menu, po dekorację sali i profesjonalny serwis. Takim imprezom często towarzyszą też występy znanych artystów. Dlatego, jeżeli firma decyduje się na zorganizowanie tak wystawnego przyjęcia, powinna skorzystać z usług restauracji, hotelu a nawet firmy eventowej, która ma duże doświadczenie w tym zakresie – mówi manager restauracji Niezłe Ziółko we Wrocławiu.

W gąszczu świątecznych upominków

W wielu firmach kłopotliwym bywa też wybór upominków dla załogi. W dużych firmach pracownicy często otrzymują paczki żywnościowe lub bony zakupowe. Jednak coraz częściej przedsiębiorstwa starają się czymś zaskoczyć. Oferta dostępnych gadżetów jest ogromna, ale wybierając je, warto pamiętać, że prezent powinien być miły i w miarę możliwości przydatny, jednak nie nazbyt osobisty. Poza cieszącymi się największą popularnością kartami podarunkowymi koszami wykwintnych słodkości i zestawami kawowymi, pracodawcy decydują się też niekiedy na niewielki sprzęt elektroniczny, zestawy wyjazdowe (np. walizki, kosmetyczki) lub elementy wyposażenia wnętrz (np. ozdobne pledy, kuchenne tekstylia itp.). Podobnie jak w przypadku samego przyjęcia świątecznego, tutaj również potrzebne jest wyczucie i podstawowa znajomość oczekiwań pracowników. Firmowe upominki nie muszą być wyjątkowo wymyślne ani bardzo drogie – jednak warto poświęcić im odrobinę uwagi – tak, by członkowie zespołu ciepło wspominali świąteczny okres w pracy.