Zarządzanie dokumentami jest optymalizowane w 3-etapowym procesie, który powoduje zwiększenie wydajności i obniżenie kosztów. W tym systemie kluczową rolę odgrywają aktywna ochrona środowiska i bezpieczeństwo poufnych danych firmy. Wprowadzenie usługi Sharp Optimised Services ma na celu zwiększenie wydajności pracy, usprawnienie kontroli nad infrastrukturą drukowania oraz obniżenie kosztów drukowania i kopiowania dokumentów w firmie. Koncepcja usługi Managed Print Services odnosi się do zintegrowanego, całościowego zarządzania drukowaniem, kopiowaniem, skanowaniem i przesyłaniem dokumentów faksem, obejmującego skoordynowane dostarczanie i wyposażanie w materiały eksploatacyjne, konserwację i serwisowanie urządzeń wielofunkcyjnych oraz zaopatrzanie firmy w nowe urządzenia. Dzięki tej koncepcji usługa Sharp Optimised Services stanowi odpowiedź na indywidualne wymagania poszczególnych klientów.
Struktura obniżonych kosztów
Wiele firm nie zna własnych kosztów związanych z drukowaniem, skanowaniem i kopiowaniem dokumentów oraz nie wie, które zasoby są słabo wykorzystywane lub poważnie przeciążone. Poza tym używane wyposażenie jest często przestarzałe i składa się z rozmaitych modeli, co prowadzi do obniżenia wydajności pracy.
Usługę Sharp Optimised Services zorganizowano w 3-etapowy proces, który jest realizowany przy ścisłej współpracy z klientem. W pierwszym etapie, za pomocą oprogramowania do analizy śrowiska druku, kopiowania, skanowania i faksowania, przeprowadzana jest analiza kosztów i korzyści oraz schematy przepływu dokumentów papierowych i elektronicznych w firmie ze szczególnym uwzględnieniem i oceną kosztów dot. procesów drukowania i kopiowania. Na podstawie uzyskanych wyników przeprowadzany jest audyt wszystkich urządzeń drukująco-kopiujących i ich wyposażenia opcjonalnego oraz bazy zaopatrzenia w materiały eksploatacyjne (paier, tonery, zestawy serwisowe, usługi). Takie badanie skupia się także na aspektach dotyczących ochrony danych, w tym na przykład na szyfrowaniu danych.
– Po przeprowadzeniu naszej wszechstronnej analizy wiele firm było zaskoczonych stopniem zużycia niektórych urządzeń i wynikającymi stąd kosztami z jednej strony, a niedociążeniem eskploatacyjnym urządzeń do tego przezanczonych z drugiej strony – powiedział Paweł Lisowski, product manager PPC ISD w Sharp Electronics Europe GmbH oddział w Polsce.
W następnym etapie – optymalizacji i poprawy – przeprowadzona analiza służy do określenia słabych punktów i rozpoznania ulepszeń, które można szybko wprowadzić. Wskazywana jest kolejno każda grupa robocza, każde urządzenie oraz zasoby, które są słabo wykorzystywane a także te, które są poważnie przeciążone. W ostatnim etapie opracowywany i wprowadzany jest dostosowany do indywidualnych potrzeb użytkownika system drukowania i przetwarzania dokumentów, aby wdrożyć wydajny przepływ zadań dla poszczególnych grup roboczych. Po wprowadzeniu nowych systemów, obejmujących oprogramowanie i struktury, firma Sharp rozpoczyna stały monitoring kosztów i wydajności w danym przedsiębiorstwie. To rozwiązanie umożliwia pomoc w obsłudze urządzeń za pomocą zdalnego panelu sterowania.
– Od samego początku jesteśmy ściśle powiązani z klientem. Rejestrujemy statystykę wykorzystania oraz zbieramy dane w czasie rzeczywistym na temat stanu działania poszczególnych urządzeń jeszcze przed oficjalnym wprowadzeniem zmian w środowisku klienta i odnosimy je do danych gromadzonych już po wdrożeniu, praktycznie zawsze realizując wymierne – finansowe oszczędności w nakładach przeznaczonych na żródła powstawania dokumentów papierowych i elektornicznych – dodał Lisowski.
Zwiększony poziom bezpieczeństwa danych poufnych
Struktura wielowarstwowych zabezpieczeń gwarantuje firmom wysoki poziom ochrony danych, dokumentów i sieci. Jednym z przykładów takich działań jest ograniczenie dostępu do urządzeń tylko dla osób do tego upoważnionych, dzięki indywidualnej identyfikacji użytkowników. Dodatkową ochronę zapewnia szyfrowanie wszelkich danych zapisywanych (nawet na moment) i wysyłanych z urządzenia welofunkcyjnego.