źródło: PixabayNa co należy zwrócić uwagę i o czym pamiętać w takiej sytuacji? Mówi o tym raport Capgemini na temat zmian w kulturze organizacyjnej, towarzyszących cyfrowej transformacji. Globalna pandemia koronawirusa dynamicznie przyspieszyła przejście zespołów na tryb zdalny. Wiele osób objętych kwarantanną zdecydowało się na skorzystanie z nieznanych sobie dotąd usług, narzędzi wirtualnych i rozwiązań umożliwiających pracę z domu. Badania dowodzą, że popularność zdalnego modelu wciąż rośnie, również wśród Polaków. Menadżerowie wykonujący swoją pracę z domu są zazwyczaj zadowoleni z takiego rozwiązania, a do zmiany modelu działania popychają takie czynniki jak skoncentrowanie na idei work-life balance, zmieniające się oczekiwania, rosnąca świadomość ekologiczna, presja minimalizowania powierzchni biurowej czy też dynamiczny rozwój technologiczny.
Przejście do pracy w środowisku wirtualnym to jednak coś więcej niż zmiana modelu operacyjnego. Wymaga ona stopniowej zmiany zachowań i sposobu myślenia – zarówno pracowników w firmach matkach jak i liderów struktur network marketingowych – w tym wzajemnego zaufania, odpowiedzialności i autentycznych relacji. Capgemini przygotowało 6 wskazówek, które mogą okazać się pomocne dla organizacji, które wykonują pracę zdalną lub mają w planach zmienić tryb swojej pracy.
Zaufanie
Praca zdalna wymaga od przełożonych w firmie czy liderów w strukturach MLM wysokiego stopnia zaufania wobec swoich współpracowników. Gdy tryb pracy zmienia się, konieczna jest także zmiana podejścia lidera do zespołu. Warto obdarzyć ludzi większym zaufaniem i zapewnić im autonomię w działaniu, ograniczając mikrozarządzanie zespołem. Właściciele firm i liderzy grup, które w pełni pracują zdalnie, rekomendują, aby skupić się na właściwym zarządzaniu oczekiwaniami, a nie ciągłym monitoringu postępu współpracowników.
Wsparcie
Troska o zespół jest absolutnie naturalna i uzasadniona – zwłaszcza, gdy praca zdalna została wprowadzona pospiesznie w związku z np. kryzysem epidemiologicznym. Świadomość, że okoliczności i problemy współpracowników podczas pracy w domu mogą się nieco różnić, jest cenna. Aby wspierać ich w radzeniu sobie z tymi przeszkodami, można koncentrować osoby o podobnych wyzwaniach. Przykładem mogą być rodzice – wymiana doświadczeń i pomysłów na organizację czasu dzieciom podczas pracy rodzica może zniwelować czynniki, które uniemożliwiały dotychczasową pracę w domu.
Przykład idzie z góry
W myśl zasady, że przykład idzie z góry, warto, by ideę home office propagowali liderzy zespołów i menedżerowie wyższych szczebli. Zarządzający przy tym muszą zadbać o sprawną komunikację oraz wsparcie na każdym etapie przejścia na nowy model pracy. Liderzy, inspirując i zachęcając swoje zespoły do pracy zdalnej, mogą np. udzielać wskazówek dotyczących ciekawych systemów do organizacji pracy lub pokazywać sukcesy konkretnych osób.
Infrastruktura cyfrowa
Możliwość wykonywania pracy zdalnej w dużej mierze zależy od wsparcia, jakiego organizacja udziela swoim współpracownikom w zapewnieniu dostępu do stabilnej infrastruktury cyfrowej i szeregu cyfrowych narzędzi, ułatwiających pracę online. Zamiana flipchartów na Slacka, biurowych onboardingów na Trello lub przeniesienie międzyzespołowych wymian myśli na SharePoint – urzeczywistniają się. Oferty cyfrowych narzędzi, wspierających pracę zdalną, stają się obecnie jednymi z najważniejszych elementów, które firma jest zobowiązana zapewnić (choćby pod kątem edukacyjnym) swoim współpracownikom.
Kluczowe jest jednak dobranie odpowiednich instrumentów do potrzeb organizacji i działających w niej osób. Zarządzający muszą zadbać o dostosowanie funkcjonalności narzędzi do specyfiki pracy i charakteru zadań. Dobrze skonfigurowane oprogramowanie, możliwość wspólnej edycji dokumentów lub cyfrowe tablice pomagają zwiększyć produktywność całego zespołu. Wyzwanie? Niekoniecznie. Na rynku dostępny jest szeroki wachlarz narzędzi online, które można spersonalizować. Z pomocą spieszą Microsoft, Google, czy SAP, oferując rozwiązania digital, które idealnie wpisują się w oczekiwania zarówno po stronie menadżerów niższego szczebla, jak też wyższej kadry menadżerskiej.
Sprawna komunikacja
W badaniu przeprowadzonym przez Capgemini na temat wyzwań cyfrowych wśród przedstawicieli firm okazało się, że pomiędzy odczuciami menadżerów, a spostrzeżeniami współpracowników niższych szczebli występuje pewna rozbieżność. Blisko 85% osób obejmujących stanowiska kierownicze twierdziło, że przedsiębiorstwo efektywnie współpracuje ze wszystkimi w organizacji. Podobne odczucia miało jedynie 41% pozostałych osób. Wyniki te wskazują na konieczność dopracowania komunikacji i monitorowania percepcji współpracowników, by w razie potrzeby na bieżąco wprowadzać zasady i narzędzia wspierające proces komunikacji.
Cyberbezpieczeństwo
Decydując się na wprowadzenie modelu pracy zdalnej należy mieć świadomość, że środowisko domowe nie dostarczy takiego poziomu bezpieczeństwa danych, co praca z poziomu biura. Aby zapewnić maksymalną cyberochronę, konieczne jest wypracowanie procedur bezpieczeństwa. Zabezpieczeniem sieci w trakcie tradycyjnego trybu pracy zajmuje się pracodawca, podczas przejścia na pracę zdalną odpowiedzialność za połączenie z internetem ponosi pracownik czy w przypadku dystrybucji menadżer. Warto zwrócić uwagę zespołu na ten element, gdyż może zaoszczędzić to wielu problemów.
Choć domowe zacisze nie sprzyja przestrzeganiu surowych wytycznych, to pracujący zdalnie powinni zapewnić odpowiednie zabezpieczenie sieci i sprzętu, na którym pracują, by osoby trzecie nie miały możliwości dotarcia do poufnych informacji. By służbowe dokumenty nie trafiły w niepowołane ręce. Ludzie także muszą pamiętać o korzystaniu w celach zawodowych wyłącznie ze służbowego konta mailowego, a dokumenty zawierające tajne dane można dodatkowo szyfrować.
Z pewnością wyczerpanie tematu pracy zdalnej do łatwych nie należy, ale dzięki świadomości sześciu powyższych elementów, może ten model pracy przebiegać sprawniej. Najprawdopodobniej wciąż z roku na rok trend pracy zdalnej będzie się utrzymywał, coraz więcej osób przejdzie totalnie właśnie na taki model, więc warto małymi krokami wdrażać zasady, które ułatwią tę cyfrową transformację. A czy warto zwrócić na to uwagę w biznesie MLM i DS? Sprawdź sam: