Odpowiednie przygotowanie sali, w której odbywać się będą zebrania lub szkolenia, może mieć niebagatelny wpływ na to, czy uda się wykorzystać potencjał uczestników lub pomóc im w przyswojeniu nowej wiedzy. Nawet najlepszy prowadzący nie zdziała wiele w warunkach niesprzyjających skupieniu lub kreatywności.
To, czy spotkanie przyniesie pozytywne rezultaty w dużej mierze zależy od tego, w jaki sposób zostanie ono przygotowane i przeprowadzone. Ale nawet najbardziej kreatywny lider lub szkoleniowiec nie będzie mógł osiągnąć założonych celów, jeśli uczestnicy zostaną ściśnięci w małej, dusznej klitce ze słabym oświetleniem. Dlatego jeśli firma lub inna organizacja chce wydzielić w swojej przestrzeni specjalne miejsce sprzyjające nauce lub efektywnej burzy mózgów, ważne jest odpowiednie przygotowanie pomieszczenia.
Dokładnie sprawdź salę
Zacznijmy od ustalenia, jak wiele osób zamierzamy zgromadzić w sali. Chodzi o to, aby nawet przy maksymalnym obłożeniu każdy z uczestników mógł swobodnie podejść do swojego miejsca lub tablicy, aby mógł rozłożyć swoje notatki na stoliku i nie musiał przy tym trącać sąsiada.
ReklamaNie zapominajmy o sprawach tak banalnych jak właściwe ogrzewanie oraz wentylacja. Gdy w jednym pomieszczeniu przez kilka godzin przebywać ma kilka, kilkanaście lub więcej osób, zlekceważenie tego „drobiazgu” może okazać się bardzo uciążliwe i popsuć niejedno spotkanie. Oczywiście najlepiej, jeśli sala jest wyposażona w regulację ogrzewania oraz w klimatyzację.
Warto zwrócić uwagę także na akustykę pomieszczenia. Każdy, kto będzie zabierał głos w sali, powinien być dobrze słyszany, a jego słowa nie mogą odbijać się echem. Nie mniej istotne jest, by pomieszczenie było odizolowane od dźwięków dochodzących z innych sal oraz z zewnątrz budynku.
Niezwykle ważny jest odpowiedni dobór oświetlenia. Świetnie, jeśli do pomieszczenia może dostawać się światło dzienne. Jednak nawet w salach z odsłoniętymi oknami praca w pochmurne dni oraz wieczorami będzie wymagała użycia sztucznego oświetlenia. Światło powinno padać pod takim kątem, aby cień nie zaciemniał stołów, podczas gdy uczestnicy będą wykonywali notatki. Dodatkowym udogodnieniem mogą być regulatory natężenia światła lub przynajmniej oddzielne włączniki do poszczególnych lamp oraz rolety w oknach. Podczas prezentacji multimedialnych oraz pokazów filmów, światło na sali powinno zostać przyciemnione, ale na tyle, by zbyt słabe natężenie nie uniemożliwiało wykonywania notatek. Wybierając odpowiednie pomieszczenie zwróćmy także uwagę, czy w sali nie ma barier architektonicznych, np. w postaci kolumn mogących zasłonić widoczność niektórym z zebranych.
Zadbaj o wyposażenie
Podstawowym wyposażeniem sal szkoleniowych i konferencyjnych są oczywiście meble. Wybierając je, warto kierować się nie tylko estetyką. Stoły powinny być lekkie, możliwe do łatwego przestawiania, tak aby w pomieszczeniu można było łatwo dokonać zmiany aranżacji. W zależności od rodzaju danego spotkania, stoły i krzesła można ustawić w układzie teatralnym (wszystkie krzesła przodem do prowadzącego), w układzie podkowy, w formie okrągłego stołu lub w postaci kilku grup roboczych pracujących przy oddzielnych stolikach.
ReklamaWażne, aby uczestnicy szkolenia lub zebrania mieli zapewnioną przestrzeń roboczą w postaci fragmentu blatu, na którym będą mogli położyć własne notatniki i przybory do pisania – dlatego warto zadbać, by blaty nie były zbyt małe.
Przyda się także szafa, schowek lub zaplecze, gdzie będzie można ukryć niewykorzystywany aktualnie sprzęt. Sprzętu zaś nie powinno zabraknąć. Telewizor z odtwarzaczem umożliwiającym wyświetlanie filmów i projektor to nie wszystko. Potrzebna jest także powierzchnia, na której osoba prowadząca spotkanie będzie mogła pisać. W tym celu przydać może się flipchart – dostępne są wersje z wymiennymi kartkami oraz w postaci tablic suchościeralnych. Można też zdecydować się na dużą tablicę suchościeralną, która będzie lepiej widoczna dla uczestników spotkania i która może również zastąpić ekran dla rzutnika.
Postaw na kreatywne rozwiązania
Podczas burzy mózgów oraz szkolenia możliwość dokonywania notatek i rysunków to często sprawa kluczowa. Dzięki wizualizowaniu omawianych kwestii, łatwiej wpaść na nowe pomysły, rozwinąć je oraz przyswoić ważne informacje. Dlatego tak ważne jest, aby osoba prowadząca spotkanie lub prezentację miała wystarczająco dużo przestrzeni na własne zapiski. Podobnie pozostali uczestnicy spotkania – oni także powinni mieć na czym zapisywać lub rozrysowywać pojawiające się pytania, wątpliwości lub najważniejsze z poruszanych kwestii.
ReklamaZ idealną sytuacją mielibyśmy do czynienia wówczas, gdyby prowadzący mógł pisać po całej powierzchni ściany, a uczestnicy – po blatach stołów. Wówczas przestrzeń nie stanowiłaby ograniczenia dla kreatywności. Czy to jednak możliwe?
Okazuje się, że tak. W Polsce pojawiły się już farby irlandzkiej marki Smart Wall Paint, które pozwalają z każdej ściany lub blatu uczynić powierzchnię suchościeralną. Po takiej powierzchni można pisać takimi samymi markerami, jak po tablicach, a potem z równą łatwością zetrzeć napis lub rysunek, znów uzyskując białą ścianę lub blat.
– Farbą Smart Wall Paint można pomalować praktycznie wszystkie powierzchnie: drewniane, z płyt meblowych, metalowe, a nawet szklane – mówi Przemysław Kraus, dystrybutor irlandzkich farb w Polsce. – Firmom daje to olbrzymie możliwości. Niektóre przedsiębiorstwa mają takie ściany tylko w salach szkoleniowych lub konferencyjnych, inne zdecydowały się na co najmniej jedną ścianę suchościeralną w każdym pomieszczeniu biurowym. Tak jest m.in. w ING Banku Śląskim, Ringier Axel Springer Polska oraz City Interactive – dodaje Kraus.
Zrezygnowanie z tablic na rzecz ścian pokrytych specjalną farbą ma wiele zalet. Farby takie można z powodzeniem stosować np. na ścianach kartonowo-gipsowych, które nie wytrzymują obciążenia tradycyjnych tablic, ważących od kilkunastu do kilkudziesięciu kilogramów. Stosując takie farby, nie tracimy też miejsca na tablice czy flipcharty, co jest szczególnie ważne w małych pomieszczeniach. Dodatkową zaletą jest estetyka – w nowocześnie urządzonym wnętrzu biała powierzchnia ściany przeważnie będzie prezentowała się lepiej niż tablica lub zestaw kartek umieszczony na stojaku.
Farby tego typu są droższe od standardowych farb do ścian czy mebli, ale zazwyczaj znacznie tańsze od zakupu tablicy. Powierzchnia, która nie stawia ograniczeń wyobraźni, może okazać się skutecznym sposobem na wyzwolenie kreatywności podczas niejednego zebrania lub szkolenia. Pamiętajmy jednak, aby zadbać także o pozostałe z wymienionych elementów.