Zorganizuj się i lepiej zarządzaj czasem… w 10 krokach

źródło: www.flickr.com

Dla każdego, kto chce się w jakiś sposób „zorganizować”, bo czuje, że nie udaje mu się panować do końca nad chaosem życia. Dla przypomnienia, pierwsza część publikacji ukazała się w tym miejscu. A teraz zapraszamy na lekturę części drugiej:

Niezależnie od tego czy jesteś studentem, profesorem, przedsiębiorcą lub pracownikiem dużej czy małej firmy, ten kurs jest dla Ciebie, jeśli chcesz zrobić więcej, szybciej i efektywniej.

Dla mnie idea „najbliższych zadań” jest najważniejszą częścią GTD. Kiedy odkryłem książkę Davida Allena i przeczytałem ją, zrozumiałem ogromną różnicę między tradycyjnymi listami spraw do załatwienia, menedżerami zadań… a programami wspierającymi metodykę GTD.

Jeśli tak jak ja robisz wiele rzeczy podczas dnia i masz dużo projektów, możesz szybko utonąć pod natłokiem zadań i spraw do załatwienia w każdym z tych projektów. Czyli krótko mówiąc, masz codziennie przed sobą dziesiątki projektów i setki zadań… masakra. A ja już w pierwszym kroku pisałem o „pustym umyśle”.

To jest możliwe. Wystarczy w każdym projekcie, który chciałbyś chociaż trochę „pchnąć do przodu” wyznaczyć najbliższe działanie. Tak, nie musi być to wielka sprawa – po prostu znajdź na liście zadań danego projektu jedno, jedyne zadanie, które wiesz, że zbliży projekt chociaż trochę bardziej do zakończenia. W niektórych projektach mam jedno najbliższe działanie, w innych mam kilka, a czasami nie mam żadnego… Tak czy owak, dzięki tej prostej technice wybieram tylko kilkanaście zadań spośród setek wszystkich działań, które na mnie czekają. To oznacza, że codziennie mój umysł zajmuje się tylko tą krótką listą najbliższych zadań i nie zawraca sobie sprawy całą resztą.

Mówiąc prosto, po Tygodniowym Przeglądzie (omówię go szczegółowo w dalszej części kursu), to znaczy, po przejrzeniu wszystkich projektów i wyborze Najbliższych Zadań mam zazwyczaj listę Najbliższych Zadań mającą około 40 godzin (8 godz./dzień * 5 dni/tydzień). Zazwyczaj pracuję do 10 godzin dziennie, co daje mi 2 zapasowe godziny na niespodziewane zadania mogące pojawić się w ciągu każdego dnia tygodnia.

Istotne jest pamiętanie o nie zaznaczaniu wszystkich zadań jako najbliższych – porostu nie ma to sensu. Jak pisałem wcześniej, niektóre projekty mają 0 Najbliższych Zadań. Żadnego – bo zdecydowałem ich po prostu nie ruszać, inne mają po trzy Najbliższe Zadania bo chcę skoncentrować się na nich w tym tygodniu. Staram się utrzymywać to w taki sposób, aby nie wybierać więcej niż 3 zadań z danego projektu. W przeciwnym razie moja lista Najbliższych Zadań byłaby zapchana i całkowicie bezużyteczna.

Wszystko zależy od Twojego projektu. Jeśli organizujesz wesele, twoim Najbliższym Zadaniem może być znalezienie knajpy lub zrobienie listy gości. Jeśli pracujesz nad prezentacją, takim zadaniem może być szukanie materiałów lub przygotowanie schematu prezentacji. Czasami takim zadaniem może być po prostu jeden telefon do kogoś. W większości przypadków Najbliższych Zadań może być kilka w projekcie – zrób te, które masz teraz właśnie ochotę robić.

Wyznaczaj Najbliższe Zadania. Jeśli nie wiesz co zrobić z danym projektem zastanów się nad następnym małym kroczkiem, który możesz wykonać aby posunąć ten projekt choć trochę do przodu. Nie przesadzaj z ilością Najbliższych Zadań bo zdekoncentrujesz się. Naucz się panować, tworzyć i zarządzać swoją listą Najbliższych Zadań – to Twój klucz do osiągnięcia znacznej poprawy w osobistej produktywności.

Projekty czy listy działań i spraw do załatwienia są bardzo użyteczne przy notowaniu tego, co musisz zrobić. Jak już wiemy z poprzednich lekcji, lista „Najbliższych Działań” pomaga nam skupić się na doprowadzaniu projektów do końca. Pomysł „Kontekstów” jest kolejną bronią mogącą pomóc Ci w oczyszczeniu tych długich list zadań i załatwieniu większej ilości spraw.

Jak mówi David – może to być miejsce, narzędzie, osoba czy otoczenie… które pomoże nam w wykonaniu naszych działań. Niektórymi przykładami kontekstów są: telefon (dzwonisz do ludzi, aby załatwić sprawy związane z więcej niż jednym projektem, prawda?), komputer (musisz wykonać działania na komputerze związane ze swoimi projektami), biuro, dom… i takich przykładów można mnożyć. Poniżej przytoczę klika najbardziej obrazowych:

Bardzo lubię kontekst o nazwie „telefon” – szczególnie po lunchu. Kiedy zjem dobry lunch i wracam do pracy, nie czuję się wybitnie produktywny. Właściwie to mam ochotę na małą „siestę”, ale pracować trzeba. Wtedy otwieram kontekst „telefon” w moim zaufanym systemie i widzę wszystkie zadania z nim związane… czyli po prostu wszystkie osoby, do których powinienem zadzwonić ze wszystkich moich projektów. Niektóre z nich nie muszą być nawet moimi „następnymi działaniami” w tych projektach.

Tak czy owak, podnoszę słuchawkę i dzwonię po kolei do tych osób… i nagle, po kilku rozmowach czuję się wybitnie produktywny, widzę że wykonałem sporo telefonów, które ruszyły wiele moich projektów z miejsca… chociaż jedno na co miałem ochotę to krótka drzemka po dobrym obiadku. To właśnie jest magia przyporządkowywania kontekstów do zadań.

Moim szczególnym kontekstem związanym z pieniędzmi są: finanse. Jako właściciel małej firmy internetowej, jestem osobą odpowiedzialną za finanse mojej firmy i w wielu projektach muszę kogoś opłacić lub otrzymać jakąś zapłatę, więc wszystkie takie czynności umieszczam w kontekście „Finanse”. Kiedy tylko loguję się do mojego internetowego systemu bankowego, otwieram kontekst „Finanse” i wykonuję wszystkie znajdujące się tam działania za jednym zamachem.

Mam również kontekst o nazwie „Asystentka” i kiedy tylko mam zadanie, które chcę z nią omówić na spotkaniu, nadaję mu ten właśnie kontekst. Później, podczas spotkania otwieram kontekst „Asystentka” i mam pewność, że spotkanie będzie dobre i o niczym nie zapomnimy.

Mam kontekst „Zakupy” i kiedy notuję rzeczy, które muszę kupić do różnych projektów, przypisuję im właśnie ten kontekst, aby później, będąc na zakupach mieć całą listę rzeczy do kupienia przed sobą na liście tego kontekstu. Dzięki temu jeden wyjazd na zakupy kończy się zdobyciem wszystkich potrzebnych rzeczy do wszystkich projektów nad którymi pracuję.

Idea Kontekstów pomaga w przeglądaniu i załatwianiu wielu zadań przy utrzymaniu maksymalnego poziomu Twojej wydajności – z narzędziem pod ręką, w określonym środowisku, czy nawet w towarzystwie kogoś. Konteksty, niezależnie od projektów, tworzą dodatkową pomoc w szybkim załatwieniu czekających na nas zadań.

Zorganizowane życie nie kończy się na listach spraw do załatwienia
Listy spraw do załatwienia zawarte w Twoich projektach są tylko początkiem udanego systemu efektywności. Twój system nie tylko składa się z działań i zadań – musisz mieć też materiały pomocnicze, aby projekt mógł się rozwijać i aby być w stanie określać kolejne zadania w przyszłości. Omówiliśmy część z tego już wcześniej, ale teraz rozwiniemy ten temat.

Aby pchnąć projekt do przodu musisz określić najbliższe działania, a tylko za pomocą dobrze zarządzanych materiałów pomocniczych możesz wiedzieć co powinno zostać zrobione w następnej kolejności, lub jak zadanie powinno wyglądać. Kluczem do tej wiedzy jest dobrze przemyślany system zarządzania materiałami pomocniczymi.

Notatki pomagają mi w ułożeniu myśli co do projektu. Zazwyczaj używam ich do składowania luźnych myśli na temat projektu jeśli nie mam co do nich pewności, iż wyniknie z nich coś wykonalnego. Na przykład:

Gdy jestem na spotkaniu dotyczącym projektu lub rozmawiam przez telefon, korzystam z notatek, żeby zanotować pomysły i wszystkie informacje jakie otrzymuję. Nie muszę się zastanawiać czy i z czego wyniknie jakiekolwiek zadanie, pomyślę o tym później – w tym momencie po prostu notuję i zachowuję wszystko w jednym miejscu. Później – po rozmowie czy spotkaniu – przeglądam notatki i wyciągam z nich rzeczy wykonalne (nadające się do dodania do listy zadań danego projektu), a resztę zostawiam, jako materiały do wglądu.

Wykorzystuję notatki również do tego, aby przechowywać w nich inne ważne, związane z projektem informacje, które w formie luźnych myśli wpadają mi do głowy i muszę gdzieś zapisać adresy osób związanych z projektem, linki do innych stron i inne użyteczne dane.

Często będziesz potrzebował więcej niż tylko notatek do projektu. Będziesz potrzebował arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów, obrazów… i innych plików. Miej je wszystkie razem. Dołączaj je do projektów i przechowuj tam, gdzie powinny być, gdy ich potrzebujesz.

Aby podnieść swoją wydajność naucz się zarządzać swoimi plikami pomocniczymi i notatkami w projektach, żeby zachowywać potrzebne informacje tam, gdzie mogą się przydać. Dzięki dobrym materiałom pomocniczym lepiej zrozumiesz projekt oraz łatwiej wyznaczysz sobie Najbliższe Działania z nim związane.