Importance Of Fire Drill Essay Ecu Essay Requirements Briquettes Business Plan Curriculum Vitae Istruzioni Modello Europeo 2017 Ebook How To Write An Outline For A Business Plan

Archiwum elektroniczne w księgowości

przez Katarzyna Ułan

Dzięki najnowszemu rozporządzeniu ministra finansów z dnia 11 grudnia 2012 roku, które zrównało faktury tradycyjne z elektronicznymi, można bez problemu przechowywać te dokumenty w komputerach. Producent programu księgowości online mKsiegowa.pl wprowadził nową usługę internetową – elektroniczne archiwum dokumentów księgowych.

źródło: flickr.comźródło: flickr.com

Archiwum elektroniczne

Tradycyjna księgowość to ogromne ilości papieru zamknięte w wielu segregatorach nawet, jeżeli rachunkowość prowadzona jest przy pomocy programu finansowego. Komputer przechowuje zapisy w księgach handlowych, natomiast setki i tysiące faktur będących podstawą tych zapisów przechowuje się w szafach i magazynach. Coraz więcej firm, szukając oszczędności, stara się minimalizować ilość przechowywanych papierów i przenosić swoją dokumentację do „chmury”.

Międzynarodowe stowarzyszenie AIIM przytacza obliczenia, że jeśli 1 zmarnowana kartka papieru kosztuje 20 gr (6 centów), to przedsiębiorstwo zatrudniające 500 osób może tracić nawet 126 tys. zł (42 tys. USD) rocznie na marnowanie papieru.

W związku z tym mKsiegowa.pl wprowadza na rynek ciekawe rozwiązanie, które jest integralnym uzupełnieniem programu księgowego: do każdego księgowania można dołączyć skan dokumentu, który obrazuje zdarzenie gospodarcze związane z tym księgowaniem. W standardowej cenie abonamentu użytkownik otrzymuje 100 MB przestrzeni dyskowej na przechowywanie swoich skanów. Dysk można powiększyć za cenę 5 zł miesięcznie za każdy 1 GB. Dostęp do skanu jest natychmiastowy – podczas wyświetlania dowodu księgowego można zobaczyć skan oryginału.

Międzynarodowa grupa badawcza Gartner Group podaje, że pracownicy często poświęcają ok. 50% swojego czasu na poszukiwanie dokumentów. Archiwum elektroniczne pozwala zredukować ten czas do ok. 10% przynosząc konkretne oszczędności.

Za pomocą zwykłych tabletów można łatwo robić zdjęcia faktur i wysyłać je do programu, gdzie księgowi je zaksięgują. Zdjęcie faktury pozostanie załącznikiem do dowodu księgowego dając zawsze możliwość wyświetlenia oryginału, bez konieczności poszukiwania go w segregatorach.

Podsumowanie

– Nikt nie ma dzisiaj wątpliwości, że warto wdrażać archiwum elektroniczne w księgowości – mówi Witold Jurczyk, prezes ERPmobile SA. – Brakuje jednak naszym zdaniem skutecznych programów księgowych w internecie, które umożliwiałyby łatwe połączenie dowodu księgowego ze skanem faktury. Mając na uwadze to spostrzeżenie postanowiliśmy zainwestować w internetowe archiwum elektroniczne, jako naturalne uzupełnienie naszego podstawowego produkt mKsiegowa.pl – dodaje.

Mogą Cię również zainteresować