źródło: flickr.comWiele zmian dotyczy całego zakresu zagadnień związanych z dokumentowania sprzedaży, a w szczególności prawidłowego wystawiania faktur w różnych sytuacjach. Przedsiębiorcy muszą śledzić zmiany i dostosować systemy informatyczne wspomagające zarządzanie i sprzedaż do nowych możliwości. Zmiany w przepisach to dalszy krok do upowszechnienia elektronicznego obiegu dokumentów, a szczególnie faktur między kontrahentami w ramach coraz powszechniej stosowanego „łańcucha dostaw” (supply chain).
Przepisy zrównujące faktury elektroniczne z tradycyjnymi weszły w życie z dniem 1 stycznia 2013. Otwiera się możliwość istotnej redukcji kosztów dzięki zastosowaniu obiegu elektronicznego dokumentów. Firma Cooper’s and Lybrand (która połączyła się z Price Waterhouse tworząc jedną z największych firm konsultingowych na świecie PricewaterhouseCoopers) już w 1998 roku opublikowała obliczenia, z których wynikało, że pracownicy spędzają 50% na szukanie dokumentów papierowych, a tylko 5-15% swojego czasu na ich czytanie. W sieci można łatwo znaleźć arkusze kalkulacyjne, które pozwalają obliczyć oszczędności dla firmy wynikające z przejścia na dokumenty elektroniczne. W obliczeniach uwzględnia się między innymi drukowanie, czas poświęcony na kopertowanie, wysyłanie, znaczki, archiwizację, czas potrzebny na wyszukiwanie dokumentów. Oszczędności nawet w niewielkich firmach mogą być liczone w tysiącach zł. W przypadku faktur elektronicznych dodatkowo trzeba uwzględnić korzyści wynikające z szybszego obiegu pieniądza w firmie.
ERPmobile SA – producent programu do zarządzania firmą (w tym księgowości) online – mKsiegowa.pl – przygotował nową wersję oprogramowania – 2.9, która jest całkowicie zgodna z nowymi przepisami dotyczącymi faktur elektronicznych. Na przykładzie programu zaprezentowane zostanie w jaki sposób niewielkim kosztem (od 99 zł miesięcznie) można zrealizować obieg dokumentów.
Najważniejsze cechy faktur elektronicznych
Zgodnie z par.1, ust. 9. rozporządzenia o zmianach w sposobie wystawiania faktur, firma samodzielnie określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Ustawodawca jedynie precyzuje, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
W programie mKsiegowa.pl autentyczność pochodzenia wynika z następujących zabezpieczeń oprogramowania:
- Indywidualny login i hasło użytkownika.
- Oznaczenie każdej faktury w bazie danych indywidualnym identyfikatorem (nazwą) użytkownika, który przygotował lub wprowadził dokument.
Dalej rozporządzenie przez integralność treści faktury rozumie, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać. Zapis ten trzeba pogodzić z często występującym wymaganiem biznesowym, aby faktury można było zmieniać przed wydrukowaniem lub przesłaniem do kontrahenta za pomocą systemów teleinformatycznych.
W oprogramowaniu mKsiegowa.pl integralność treści faktur zapewniono poprzez pogodzenie sprzecznych wymagań. Program pozwala na modyfikację danych na fakturze sprzedaży do czasu jej wydrukowania lub wysłania poprzez e-mail. Czytelność faktur z kolei jest zapewniona w programie poprzez formatowanie faktury do postaci zgodnej z przepisami ustawy VAT każdorazowo przy jej podglądzie.
Przechowywanie faktur na serwerach administrowanych przez mKsiegowa.pl odbywa się do czasu korzystania przez firmę z usługi wynajmu oprogramowania. W przypadku rezygnacji z usługi firma otrzymuje nieodpłatnie wszystkie faktury w postaci elektronicznej, w formacie pdf.
Nowe ułatwienia przy wystawianiu faktur elektronicznych
W programie online mKsiegowa.pl faktury sprzedaży, oferty, zamówienia, można wysyłać do kontrahentów w prosty sposób e-mailem w formacie pdf. Kopia elektroniczna faktury jest przechowywana w bezpieczny sposób na dyskach i codziennie archiwizowana. Ponadto program pozwala wystawiać, łatwo rozliczać i księgować faktury wystawiane kontrahentom w stałych okresach czasu (faktury okresowe). Proces ten jest w pełni zautomatyzowany.
Rozwiązania proponowane przez mKsiegowa.pl radykalnie zmniejszają koszty takich rozwiązań, które były dostępne wcześniej, lecz były stosunkowo kosztowne. Obecnie nawet mała firma może korzystać z nowej ustawy za niewielką, miesięczną opłatą.
Korzyści są łatwo policzalne:
- Oszczędności papieru (wydruk faktury to ok. 10 gr za sztukę).
- Oszczędności czasu – czas pracownika poświęcany na wystawienie faktury szacuje się na kwotę ok. 1-5 zł za fakturę (obsługa programu, drukarki, kopertowanie, nadanie na poczcie).
- Oszczędności na opłatach pocztowych – 3,50 zł za list polecony.
Już przy 100 fakturach miesięcznie, koszty ich wystawienia mogą przekroczyć nawet 500 zł.
Planowanie zakupu oprogramowania do fakturowania w dzisiejszych czasach również nie jest do końca opłacalne. Inwestycja w oprogramowanie to między innymi koszt zakupu licencji oprogramowania, którego wartość waha się na poziomie kilkuset do kilku tysięcy złotych oraz podobny koszt utrzymania IT w tym zakresie. Według ankiety przeprowadzonej przez TechSoup Global Network w roku 2012, 39% badanych wskazało na obniżenie kosztów przetwarzania w chmurze jako główny element zachęcający do korzystania z aplikacji online.
Podsumowanie
– Jako producent nowatorskiego oprogramowania księgowego online obejmującego również zaawansowaną funkcjonalność w zakresie elektronicznej wymiany dokumentów jesteśmy przekonani, że wkrótce małe i średnie przedsiębiorstwa przestawią się na obieg elektroniczny. Model biznesowy oferowania oprogramowania „w chmurze” powoduje, że rozwiązania takie są już dostępne dla każdej organizacji – mówi Witold Jurczyk, prezes ERPmobile SA. – Jesteśmy przekonani, że w najbliższej przyszłości oczywistym stanie się fakt rozliczania faktur elektronicznych oraz ich przeglądania na tabletach – dodaje Jurczyk.