Rola oprogramowania w biznesie DS & MLM. Część 1 – jakiego oprogramowania potrzebuje nowoczesna firma?

Na początek odpowiem na proste, ale bardzo często zadawane i ważne pytanie. Czy i jakiego oprogramowania potrzebuje nowoczesna firma? Czy w dzisiejszej dobie da się prowadzić firmę bez oprogramowania? Jako informatyk odpowiedziałbym bez wahania, że nie. Ale kiedy rozejrzę się wokół, widzę wiele firm, które nawet nie mają komputera! Przykłady?

• mały salon fryzjerski: dane klientów w zeszycie, wizyty umawiane przez telefon;
• rodzinne gospodarstwo rolne: doświadczenie i kontakty osobiste zastępują procedury i marketing;
• stoisko na bazarze: sprawny samochód dostawczy, stoisko i waga – to w uproszczeniu wszystko czego potrzeba, bo dla komputera nawet prądu nie będzie;
• budka z kebabem: tłumaczyć nie trzeba, komputer byłby niepotrzebną komplikacją
• … i wiele innych.

Oczywiście uważnie przyglądając się firmom w naszym otoczeniu szybko dostrzeżemy, że młoda fryzjerka umawia wizyty przez messengera, rolnik śledzi notowania rynkowe przez przeglądarkę, a osiedlowy sklepik składa zamówienia u dostawców e-mailem. Owszem, w XXI wieku rolę komputera może przejąć nawet smartfon i rzeczywiście, tam gdzie nie istnieją wyrafinowane potrzeby przetwarzania informacji, może on z powodzeniem zastąpić komputer.

Czy korzystanie z komputerów oznacza, że firma stała się nowoczesna? Komputery od początku swojego istnienia stanowią symbol nowoczesności i postępu. Ale wystarczy krótka wizyta w urzędzie, przychodni czy obserwacja działu obsługi klienta w firmie handlowej, aby nasunęły się krytyczne myśli: tyle komputerów, a wszystko działa niewiele lepiej niż kiedyś (tzn. ja pamiętam czasy, kiedy w tych miejscach komputerów nie było).

Korzystanie z komputera jako zamiennika szuflady z kartoteką pacjentów, dziennika zamówień czy mądrzejszego kalkulatora nie oznacza jeszcze nowoczesności. Oczywiście, jest to postęp, poprawia się wydajność, nie gubi się tyle dokumentów i nie trzeba iść na pocztę, aby wysłać zamówienie czy umowę. Ale doświadczenie pokazuje, iż zakup komputerów oznacza często tyle, że bałagan i chaos będą lepiej zorganizowane bo szybciej przybywa danych, które tak samo niechętnie dają się przetwarzać jak zgromadzone w teczkach papierowe dokumenty.

Wprawdzie to truizm, ale wciąż wart powtarzania: komputer jest tylko na tyle przydatny, na ile przydatne jest oprogramowanie w nim zainstalowane. Problemem nie jest dzisiaj zakup sprzętu i pakietu oprogramowania, ale to aby taki zestaw wnosił wartość dodaną do naszej pracy i generował wymierne korzyści.

Czy kupno lepszego programu komputerowego rozwiązuje problemy? No dobra, skoro wiemy już, że zakup komputera i instalacja oprogramowania biurowego pozwala przenieść bałagan ze świata materialnego w cyfrowy, niezmiennie stała pozostaje jego natura: chaos i brak zorganizowania. Kolejnym krokiem staje się więc poszukiwanie oprogramowania lepiej przystającego do potrzeb, może czegoś dla branży, w której działa firma, albo chociaż uniwersalnego ale rozwiązującego konkretny problem, np. wystawianie faktur – zamiast klonować szablony w Excelu możemy teraz wygodniej wyszukiwać kontrahentów i kilkoma kliknięciami wystawić dokument.

Co w takim razie z odpowiedzią na zadane pytanie: czy kupno lepszego programu komputerowego rozwiązuje problemy? Tu znajdziemy już wiele przykładów na to, że faktycznie dedykowane dla branż oprogramowanie jest w stanie rozwiązać najbardziej palące trudności i poprawić funkcjonowanie firmy – dane wpisują się automatycznie, nie można sprzedać czegoś, czego brakuje na stanie magazynu albo łatwo sprawdzić w kilkanaście sekund jakie jest saldo księgowe klienta…

Jednak niezaprzeczalnym faktem jest to, że każda firma jest inna, ma swoje specyficzne potrzeby i ograniczenia. Stąd wybór specjalistycznego oprogramowania staje się dużo trudniejszy niż wydawało się na początku, a narzędzia, których używa jedna firma, niekoniecznie sprawdzają się w innej. Często pojawia się dylemat: dostosować firmę do oprogramowania czy szukać dalej, a może zrezygnować z zakupu i pozostać przy gorszych, ale działających rozwiązaniach?

Bywa i tak, że zakup oprogramowania naraża firmę na paraliż, ponieważ to co sprawdzało się w pewnych warunkach nie działa w innych, że kluczowy proces biznesowy obsługiwany jest inaczej, albo po prostu zespół nie jest zadowolony: program jest wolny, brzydki, skomplikowany, niepewny, nielogiczny, utrudniający pracę, prymitywny (wybierz jedno lub więcej).

Owszem, im bardziej typowa firma, tym łatwiej o zakup typowego programu do rozwiązywania typowych potrzeb. Ale czy jest tu ktoś, kto planuje prowadzenie typowej firmy w swojej branży?

Czego należy oczekiwać od oprogramowania obsługującego firmę? Zakup i wdrożenie oprogramowania w przedsiębiorstwie porównałbym do zatrudnienia pracownika. Wiemy jakich kompetencji nam potrzeba, ile możemy zapłacić i jaki ma być efekt jego pracy. Nie zatrudniamy pracowników po to, aby skomplikować sobie prowadzenie biznesu albo dołożyć zmartwień czy na pewno praca zostanie wykonana jak należy. Wręcz przeciwnie – chcemy coś uprościć, przyspieszyć, rozwinąć lub naprawić. I tego samego należy oczekiwać od wdrażanego oprogramowania. Łatwo jest wydać pieniądze na komputery, serwer, sieć i zachwalany program (którego przecież wszyscy używają!) i przeżyć frustrację, a może i zaryzykować przyszłość firmy.

Istnieje szereg reguł, które ułatwiają wybór właściwego oprogramowania i sposobu jego wdrożenia do wsparcia działalności firmy. Oto kilka przykładów:

Oprogramowanie, którego użyjemy do obsługi nieefektywnego procesu jeszcze bardziej go utrwali; w efekcie nie tylko nie przyniesie korzyści ale wręcz pogorszy sytuację. Np. jeśli wcześniej w niewłaściwej kolejności realizowano obsługę zleceń na magazyn i tworzyło to zatory, to po wdrożeniu oprogramowania zatory będą powstawały szybciej i będą jeszcze bardziej dotkliwe.

Nowe oprogramowanie to okazja do ulepszenia procesów i likwidacji szkodliwych nawyków. Np. kierownik magazynu potwierdzał wszystkie wydania towaru, przez co wydłużała się realizacja wysyłek; przy okazji wdrażania nowej aplikacji można ustalić próg wartości przesyłki, która wymaga potwierdzenia, a wszystkie inne mogą być automatycznie wydawane bez potrzeby jego akceptacji.

Oprogramowanie, którego nie da się modyfikować i rozwijać, może w konsekwencji uniemożliwić rozwój firmy. Np. kiedy dodanie kodu kreskowego do produktu nie zostało przewidziane przez twórcę, a pojawia się konieczność zautomatyzowania procesu identyfikacji towarów składowanych na magazynie za pomocą skanerów; może to nie być istotne w pierwszych miesiącach działalności firmy, ale później może się stać przyczyną kłopotów jeśli np. producent oprogramowania zniknie z rynku.

Nie to oprogramowanie, które posiada najwięcej funkcji jest najlepsze, ale to, które pozwoli najsprawniej obsłużyć procesy biznesowe firmy. Np. skomplikowane programy z niezliczoną ilością funkcji obsługuje się trudniej, wymagają wiele czasu do opanowania i korzystanie z nich może wiązać się z powolną pracą i dużym obciążeniem osób odpowiedzialnych za IT.

Z powyższych przykładów jasno wynika, że o wartości oprogramowania nie decyduje liczba funkcji, cena czy technologie które ono zawiera, ale również, a może przede wszystkim, doświadczenie osób odpowiedzialnych za jego uruchomienie, które rozumieją specyfikę i wymagania biznesu. A idąc dalej, potrafią wpłynąć na organizację tak, aby zweryfikowano procesy i dostosowano konfigurację oprogramowania i w efekcie osiągnięto zwielokrotnienie korzyści i zminimalizowanie ryzyka.

Dość często to właśnie zweryfikowane i uproszczone procesy są największym zyskiem po wdrożeniu nowego systemu informatycznego. W następnej części cyklu omówię rodzaje oprogramowania i wyjaśnię jak się przygotować do jego wyboru.