Jak zarządzać sobą w czasie? Oto 6 niezawodnych technik

źródło: Flickr.com

Jak zawsze wykonywać zadania w terminie i nie załatwiać spraw związanych z budową swojego biznesu MLM po godzinach czy w dni wolne? Według wyliczeń najefektywniej wykonujesz swoje obowiązki jedynie przez 36% czasu poświęconego na pracę. Twoja wydajność zależy od naturalnych czynników, choćby od poziomu produktywności w ciągu dnia. Szczyt wydajności przypada pomiędzy godziną 8:00 a 11:00, następnie spada, aby po godzinie 15:00 znowu lekko wzrosnąć. Warto być świadomym tych zależności, by w drodze po sukces skuteczniej planować swoje obowiązki. Jeśli chcesz efektywnie zarządzać sobą w czasie, wypróbuj 6 poniższych technik i wybierz tę, która odpowiada Ci najbardziej.

Technika Pomodoro

To najlepsza metoda, aby zwiększyć koncentrację i wydajność. Technika Pomodoro jest szczególnie polecana osobom, które mają trudności w skupieniu uwagi oraz poradzeniu sobie z dystraktorami. Metoda polega na podzieleniu czasu pracy na 25-minutowe okresy (1 pomodoro), w których nieprzerwanie wykonuje się określone zadanie. Po każdym pomodoro robi się krótką, 5-minutową przerwę, a po całej powtórzonej 4 razy serii dłuższy, nawet 30-minutowy odpoczynek. W ciągu 2-godzinnego cyklu pracy powinieneś wykonać całe zadanie lub określoną część większego projektu.

Macierz Eisenhowera

Jeśli masz trudności z określeniem, które zadania są ważniejsze i wymagają wykonania w pierwszej kolejności, skorzystaj z macierzy Eisenhowera. Jest to technika porządkowania zadań dzięki przydzieleniu ich do jednej z czterech kategorii:

• Ważne i pilne – czyli priorytetowe obowiązki o dużym znaczeniu. Najlepiej wykonać je w ciągu najbliższych kilku godzin. W tej kategorii mogą znaleźć się np. pilne naprawy lub poprawki błędów w projekcie.
• Ważne, ale niepilne – czyli zadania, które są ważne, ale nie mają jeszcze określonego terminu do wykonania. Warto zaplanować je na kilka najbliższych dni.
• Nieważne, ale pilne – czyli obowiązki, które nie są znaczące, ale muszą być wykonane w określonym i stosunkowo krótkim czasie. W tej kategorii znajduje się np. telefon do banku czy potwierdzenie lub sprawdzenie ważnej informacji. Te zadania można delegować innym.
• Nieważne i niepilne – czyli tzw. pożeracze czasu, które można pominąć, delegować lub zająć się nimi w wolnej chwili.

Korzystanie z macierzy ułatwia pracę i zmniejsza ilość czasu marnowanego na zastanawianie się, co należy wykonać, a co można odłożyć na później lub delegować komuś innemu.

Technika Getting Things Done

Metoda GTD to rozwiązanie dla tych, którzy chcieliby uwolnić się od konieczności pamiętania o obowiązkach. W tej metodzie zbiera się i zapisuje wszystkie zadania do wykonania (od błahych, jak np. wykonanie telefonu czy zrobienie zakupów po bardzo ważne np. przygotowanie prezentacji na temat swojego systemu MLM czy nagranie filmu) w ramach logicznego i przejrzystego systemu. Technika GTD składa się z pięcioetapowego procesu zarządzania zadaniami – gromadzenia, analizowania, porządkowania, przeglądania i realizacji. Ta metoda pomaga uporządkować system pracy.

Diagram Gantta

Technika sprawdza się szczególnie przy realizowaniu dłuższych projektów w grupie, ale również samodzielnie. Na diagramie Gantta w przejrzysty sposób rozrysowuje się poszczególne zadania, kolejność, w jakiej będą one wykonane oraz czas ich realizacji. Dodatkowo na wykresie można zaznaczyć tzw. kamienie milowe, czyli czynności, które są przełomowe lub konieczne, aby osiągnąć sukces i zamknąć wybrany projekt (np. zdobycie kolejnego poziomu w planie marketingowym). Metoda pomaga w uporządkowaniu bardzo skomplikowanych i wieloetapowych projektów. Dzięki graficznej rozpisce można z łatwością planować, a następnie kontrolować postępy pracy, co stanowi również świetny motywator do dalszych działań.

Zasada Pareta

Kluczowe w zarządzaniu sobą w czasie jest odpowiednie ustalenie priorytetów, w których szczególnie pomocna okazuje się reguła Pareta. Według niej jedynie 20% wykonywanych przez nas obowiązków przynosi aż 80% efektów. Co to oznacza w praktyce? Nie wszystkie wykonywane zadania mają taką samą wartość. Wystarczy więc, że skutecznie określisz najważniejsze oraz przynoszące największe zyski obowiązki i na ich wykonanie poświecisz najwięcej czasu i energii. Pozostałe zadania możesz delegować innym lub zająć się nimi pod koniec dnia.

Metoda ABC

Rozszerzeniem zasady Pareta jest metoda ABC. Jeśli masz już jasno sprecyzowane priorytety, możesz przydzielić wszystkie zadania do odpowiednich sekcji, kolejno do kolumny A, B i C. Każda z liter określa ważność danego obowiązku, tj.:

• w kolumnie A znajdują się zadania bardzo ważne, które przynoszą aż 80% rezultatów – należy je wykonać samodzielnie;
• w kolumnie B są zadania ważne, ale które nie wymagają szybkiego wykonania – można je zlecić zaufanej osobie z grupy lub zaplanować ich samodzielne wykonanie w przyszłości;
• w kolumnie C są zadania mało ważne, które przynoszą najmniej efektów – najlepiej zlecić je komuś innemu.

Ta metoda pozwala mieć większą kontrolę nad wykonywanymi obowiązkami, a dzięki temu szybciej osiągać pożądane rezultaty. Więcej na temat powyższych 6 technik zarządzania czasem znajdziesz w przygotowanej przez HRS infografice „Ty kontra czas. 6 technik zarządzania sobą w czasie”, którą znajdziesz w tym miejscu.