źródło: flickr.comZ badania The Institute for Corporate Productivity – „i4cp” na temat zaufania pracowników do swojego pracodawcy wynika, że 88% respondentów uznało zaufanie za czynnik posiadający znaczący wpływ na osiąganie celów i zadań wyznaczonych przez firmę. A jakimi zasadami powinien kierować się project manager budując zespół projektowy, by realizacja projektu zakończyła się sukcesem?
Zadaniem zespołu projektowego jest efektywna realizacja poszczególnych zadań w ramach przedsięwzięcia. Umiejętność tworzenia zespołu i kierowania nim stanowią niezbędną kompetencję project managera. To właśnie od trafnego doboru członków, sposobu delegowania zadań, podejmowanych decyzji czy też prowadzonej komunikacji zależy realizacja projektu, dlatego warto:
Krok 1 – określić cele, zadania, zasoby
W pierwszej kolejności zadaniem kierownika projektu jest zdefiniowanie jakie cele powinny zostać osiągnięte w ramach projektu, jakie są oczekiwania, priorytety, a także jakimi zasobami project manager dysponuje (ludzie, infrastruktura, czas, informacje). W zależności od specyfiki zadań kierownik projektu buduje sprawnie funkcjonujący zespół specjalistów odpowiedzialnych za poszczególne działania w projekcie.
Krok 2 – określić role członków zespołu
Kryteria doboru członków powinny wynikać z zadań stawianych przed zespołem projektowym oraz osobistych predyspozycji i posiadanych kompetencji. Delegowanie zadań zgodnie z wiedzą, umiejętnościami oraz osobowością poszczególnych członków zapewni ich terminową i efektywną realizację. Błędne wyznaczenie ról w zespole może natomiast skutkować konfliktami i pojawianiem się sytuacji kryzysowych, opóźniającymi przebieg projektu.
Krok 3 – określić sposoby motywowania zespołu
Ważnym elementem w pracy zespołu jest jego motywowanie, dlatego kierownik projektu powinien opracować system nagród za określone wyniki w pracy. Jasno sprecyzowane zasady wynagradzania pozytywnie wpływają nie tylko na wydajność pracy członków zespołu, ale przede wszystkim na zaangażowanie w realizację poszczególnych zadań projektowych, co bezpośrednio przekłada się na sukces całego przedsięwzięcia.
Krok 4 – określić sposoby oceny członków
Ocena pracy grupy, a także poszczególnych jej członków jest trudnym zadaniem, bezpośrednio związanym z oceną efektywności realizacji zadań. Dlatego też jeszcze przed rozpoczęciem pracy kierownik projektu powinien opracować system ewaluacji i poinformować zespół o kryteriach oceny. Przy ocenie równie ważna jest indywidualna praca poszczególnych specjalistów, co całego zespołu.
– Zarządzanie projektami jest ściśle związane z zarządzaniem ludźmi, odpowiednim rozdzielaniem zadań, znajomością nie tylko kompetencji poszczególnych członków, ale również ich osobowości i cech charakteru, sposobem komunikacji, a także oceną już zrealizowanych zadań. Wszystko to składa się na efektywny zespół projektowy, bez którego realizacja projektu nie jest możliwa – tłumaczy Krzysztof Krzyżanowski, członek zarządu IPMA Polska.
Dobrze zbudowany zespół, motywowany, odpowiednio kierowany i rozwijany sprzyja przede wszystkim:
- wymianie wiedzy i doświadczeń nie tylko pomiędzy członkami zespołu, ale również na linii zespół-kierownik projektu,
- powstawaniu nowych, kreatywnych rozwiązań,
- podejmowaniu trafnych decyzji oraz skuteczniejszemu rozwiązywaniu problemów,
- efektywnej współpracy opartej na wsparciu i poczuciu bycia częścią zespołu,
- wzrostowi zaangażowania w realizację zadań.
IPMA Polska to organizacja non-profit obecna na polskim rynku od 1999 roku, zrzeszająca profesjonalistów oraz instytucje działające w obszarze zarządzania projektami. Głównym celem stowarzyszenia jest integracja środowiska doświadczonych kierowników projektów, ale również kształcenie studentów i młodych kierowników projektów (Young Crew). Działania stowarzyszenia to również organizacja konferencji i seminariów, spotkań w regionach, a także networking. IPMA Polska oferuje również certyfikację na czterech poziomach zaawansowania potwierdzającą kompetencje i wiedzę profesjonalnego project managera. To jedyne stowarzyszenie w Polsce działające w strukturach International Project Management Association, międzynarodowej organizacji promującej zarządzanie projektami (www.ipma.pl).