źródło: www.sxc.hu
…jest jednym z głównych czynników wpływających na efektywność finansową i zaangażowanie. Firmy przykładające dużą wagę do komunikacji wewnętrznej mają aż o 47% wyższą stopę zwrotu dla akcjonariuszy. W przeszłości większość firm traktowała komunikację wewnętrzną po macoszemu umieszczając ją najczęściej w działach personalnych. Priorytetem zarządów było zdobywanie nowych klientów poprzez działania marketingowe oraz mediów z pomocą komunikacji zewnętrznej.
Zmiana w myśleniu dokonała się w latach 90-tych. W tym okresie pracownicy firm zaczęli sygnalizować potrzebę zrozumienia szerszego kontekstu swoich działań, czyli tego, jak wpisują się one w strategię firmy. Jednocześnie powiał wiatr zmian politycznych – zniknęła żelazna kurtyna. Na rynku pojawili się nowi konkurenci z całego świata i wybiła godzina globalizacji. Przedsiębiorstwa stanęły przed szczególnym wyzwaniem: aby dopasować się do nowej sytuacji musiały wdrożyć nowe struktury i strategie. Przy tej okazji ujawniła się kluczowa rola komunikacji wewnętrznej. To ona przekładała ogólne strategie firm na konkretne działania i decyzje podejmowane na wszystkich szczeblach organizacji w sposób zrozumiały dla pracowników. Co więcej, motywowała ich do aktywnego wsparcia tych bolesnych często zmian.
Silna konkurencja rynkowa i łatwy dostęp do informacji na temat posunięć rynkowych rywali sprawia, że wyzwania, przed którymi zarządzający firm stanęli kilkanaście lat temu, są dzisiaj wciąż aktualne, a rola komunikacji wewnętrznej ciągle rośnie – także w polskich firmach.
Intranet
Kluczowym narzędziem komunikacji wewnętrznej w większych przedsiębiorstwach i organizacjach stał się rozwijający się dynamicznie w ciągu ostatniej dekady, intranet. Początki były dosyć skromne – funkcjonował on bowiem najpierw jako wewnętrzna strona informacyjna. Rozwój technologii sieciowych spowodował, że możliwe stało się wykorzystanie funkcjonalności internetu w komunikacji wewnętrznej.
Pierwsze intranety spełniały głównie funkcję informacyjną i miały postać tzw. gazetek/aktualności. Następnym krokiem było rozrastanie się sieci wewnętrznej o kolejne aplikacje – bazy danych, systemy HR, systemy zintegrowane. W intranecie zaczęło się pojawiać coraz więcej dokumentów, jego zawartość tworzyła coraz szersza grupa menadżerów. Dziś stałymi już elementami sieci wewnętrznej są również grupy dyskusyjne, czaty, blogi, galerie zdjęć, pojawiły się nawet kompletne firmowe portale społecznościowe dla pracowników.
Intranet ułatwia zarządzanie ludźmi i procesami biznesowymi. To tu często znajduje się baza dokumentów, biuletyn informacyjny, informacje o strukturze organizacyjnej oraz administracji kadrowej, np. zarządzanie urlopami i nieobecnościami, sondy, ankiety itd. Przez intranet można raportować, mogą przepływać informacje operacyjne między działami. Dzięki temu skraca się czas realizacji zadań, oszczędza się na materiałach i kosztach dystrybucji wiedzy, nie mówiąc o zmniejszeniu miejsca zajmowanego na dyskach komputerów.
Dzięki intranetowi zmniejsza się również ilość tzw. „toksycznej komunikacji” – e-maile informacyjne zostają zastąpione serwisem z aktualnościami z życia firmy. Zamiast przesyłania e-mailem określonych, standardowych dokumentów w załączniku, pracownicy pobierają je z portalu intranetowego. Na różne tematy mogą również dyskutować na forum pracowniczym. Tam też mogą się umawiać na wspólne wyjazdy towarzyskie. Powoduje to, że poczta e-mail przestaje być narzędziem do wszystkiego, przez co zaczyna lepiej funkcjonować. Przyczynia się to również do lepszej orientacji w sytuacji firmy – zamiast nieagregowanego zasobu e-maili, zarząd zyskuje narzędzie, które działania pracowników w sieci wewnętrznej przedstawia w formie statystyk. Intranet umożliwia również monitorowanie nastrojów poprzez obserwację wpisów na forach, czy wreszcie wykorzystywanie wiedzy i pomysłowości pracowników/współpracowników poprzez umożliwienie im zgłaszania pomysłów. Przedsiębiorstwa odkrywają coraz częściej korzyści ze swobodnej, dwustronnej komunikacji ze swoimi menadżerami, która czyni firmę odporniejszą na kryzysy pracownicze.
Podobne wnioski można znaleźć w raporcie wydanym przez Nielsen Norman Group „Intranet Design Annual 2011: Year’s 10 Best Intranets”. Firma doradcza z USA już od 11 lat prowadzi światowe badania nad intranetem. W tegorocznej edycji autorzy jako najlepsze praktyki związane z użytkowaniem intranetu wymieniają: zarządzanie wiedzą, zarządzanie innowacjami, zarządzanie zmianą, możliwość komentowania zawartości intranetu, możliwość personalizacji, dostosowanie stylu intranetu do polityki wizerunkowej firmy, szybkie i efektywne wyszukiwanie danych osobowych oraz kalendarze korporacyjne.
Natomiast według Jane McConnell – guru intranetu z Francji – w 2010 roku to potrzeba komunikacji z pracownikiem była głównym powodem wdrażania intranetu w firmach. McConnell zainicjowała w 2006 roku światowe badania nad strategią intranetu. Wyniki badań są publikowane każdego roku w raporcie „ Global Intranet Trends”. W 2010 roku w badaniu uczestniczyło 440 organizacji z całego świata. Najświeższe wyniki swoich badań Jane McConnell przedstawi na Kongresie EUROPEAN IC & INTRANET MEETING, który odbędzie się 5 i 6 października br. w Warszawie. Raport w tym roku ukaże się pod nową nazwą „Digital Workplace Trends for 2012”.
W Polsce adresem, gdzie zawsze znajdziemy aktualne wyniki światowych i polskich badań dotyczących intranetu jest portal Intranety.pl. To pierwszy w Polsce portal, którego głównym celem jest rozwój branży intranetów i komunikacji wewnętrznej. Informuje o nowościach w branży, dostarcza praktycznych wskazówek oraz definiuje standardy rynku. Zawiera artykuły, porady, studia przypadków oraz informacje z kraju i ze świata na temat intranetów i komunikacji wewnętrznej. Podstawowym zadaniem jest działalność edukacyjna promująca dobre praktyki w zakresie intranetów i komunikacji wewnętrznej. Z portalu co miesiąc korzysta ponad 2000 użytkowników.
Internale Poland 2011
Również w Polsce został stworzony konkurs, którego jury składa się ze znanych i cenionych osób, reprezentujących środowisko branży Intranetów i Komunikacji Wewnętrznej, ekspertów IT, dyrektorów i menadżerów HR, przedstawicieli zarządów, specjalistów i praktyków, a także profesjonalistów reprezentujących środowisko naukowe. W odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku w zakresie wymiany wiedzy z obszaru komunikacji wewnętrznej i intranetu, portal Intranety.pl postanowił w 2010 roku uruchomić pierwszą edycję konkurs INTERNALE.
INTERNALE POLAND to jedyne na polskim rynku wydarzenie, którego bohaterami są ludzie zarządzający komunikacją wewnętrzną – jedną z dziedzin kluczowych dla efektywności przedsiębiorstw i instytucji publicznych. Konkurs dopinguje firmy do podnoszenia profesjonalizmu w działaniach IC, a przede wszystkim zwiększa świadomość w zakresie korzyści wynikających z nowoczesnej komunikacji wewnętrznej i technologii informatycznych.
Jeszcze do 31 lipca br. duże podmioty gospodarcze, średnie i małe przedsiębiorstwa, a także jednostki administracji publicznej i NGOsy mogą zgłaszać projekty i osoby w ośmiu konkursowych kategoriach:
1. Najlepszy Intranet 2011, kategoria: MSP (Małe i Średnie Przedsiębiorstwa).
2. Najlepszy Intranet 2011, kategoria: Duże Firmy.
3. Najlepszy Intranet 2011, kategoria: Administracja Publiczna, Samorządy i Organizacje Pozarządowe.
4. Najlepszy Projekt Komunikacji Wewnętrznej 2011, kategoria: MSP (Małe i Średnie Przedsiębiorstwa).
5. Najlepszy Projekt Komunikacji Wewnętrznej 2011, kategoria: Duże Firmy.
6. Najlepszy Projekt Komunikacji Wewnętrznej 2011, kategoria: Administracja Publiczna, Samorządy i Organizacje Pozarządowe.
7. Osobowość/Zespół Komunikacji Wewnętrznej 2011.
8. Osobowość/Zespół Intranetu 2011.
W pierwszej edycji konkursu wystartowało ponad 40 podmiotów, w tym najważniejsze i największe firmy działające na polskim rynku oraz instytucje samorządowe. Zwycięskie laury i wyróżnienia zdobyły: ING Usługi Finansowe, Kompania Piwowarska, Urząd Miejski w Gliwicach, VB Leasing Polska, Pekao, Allianz Polska, Accenture, Leroy Merlin, PTK Centertel, Budlex Sp. z o.o. oraz Sanofi Aventis. Tegoroczna edycja zakończy się 6 października br. na uroczystej gali wieńczącej kongres European IC & Intranet Meeting w hotelu Westin w Warszawie. Więcej informacji o Konkursie: www.internale.com.
Ponadto 5 i 6 października br. odbędzie się w Warszawie kongres European IC & Intranet Meeting. To pierwsze w Polsce wydarzenie merytoryczne poświęcone wyłącznie zagadnieniom komunikacji wewnętrznej i intranetu – to platforma wymiany myśli, doświadczeń i kontaktów dla specjalistów branży IC – w tym osób odpowiedzialnych za zarządzanie wiedzą oraz za zaplecze technologiczne komunikacji wewnętrznej. Głównym zadaniem kongresu jest promowanie branży intranetów i komunikacji wewnętrznej w Polsce i wyznaczanie jej standardów.
Kongres EICIM zgromadzi szerokie grono ekspertów: prezesów spółek, przedstawicieli zarządów, dyrektorów personalnych, menadżerów HR, dyrektorów i specjalistów IT, menadżerów komunikacji wewnętrznej i PR, ekspertów zarządzania wiedzą, menadżerów działów administracji, praktyków oraz profesjonalistów reprezentujących środowisko naukowe. Do udziału w kongresie zaproszeni są również zarządcy, redaktorzy, administratorzy, projektanci, promotorzy i pomysłodawcy intranetu. Wystąpią wybitni eksperci – zarówno wiodący na świecie konsultanci komunikacji wewnętrznej, jak też eksperci akademiccy oraz przedstawiciele polskich firm, którzy przedstawią case studies własnych projektów komunikacji wewnętrznej. Więcej informacji o kongresie: www.eicim.com.